سامانه پلمب دفاتر، درگاه الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک (در قالب سامانه جامع ثبت شرکت‌ها) است که از طریق آن، درخواست اخذ و شماره‌گذاری دفاتر قانونی — یعنی دفتر روزنامه و دفتر کل — را پیش از شروع سال مالی ثبت می‌کنید. واژه «پلمب» یادگار روزگاری است که دفاتر فیزیکی منگنه و مهر و موم می‌شدند؛ امروز این فرایند الکترونیکی است، اما اهمیتش تغییر نکرده: دفتری که به‌موقع از این سامانه اخذ نشده باشد، در رسیدگی مالیاتی پذیرفته نمی‌شود. در این مقاله روشن می‌کنیم این سامانه چه می‌کند، چگونه از آن استفاده کنید و کجا اشتباه می‌شود.
این سامانه چیست و مبنای قانونی آن کجاست؟
پلمب دفاتر در تقاطع دو قانون قرار دارد. «قانون تجارت» نگهداری دفاتر تجاری منظم را برای تجار تکلیف کرده و مرجع تهیه و شماره‌گذاری آن‌ها را تعیین می‌کند. «قانون مالیات‌های مستقیم» و آیین‌نامه مربوط (در چارچوب ماده ۹۵) مقرر می‌کنند که دفاتر برای پذیرش در رسیدگی مالیاتی باید پیش از شروع سال مالی و طبق ضوابط اخذ شده باشند. سامانه پلمب دفاتر، ابزار الکترونیکی اجرای همین تکلیف است؛ پلمب صرفا یک تشریفات ثبتی نیست، بلکه شرط اعتبار مالیاتی دفاتر است.