هر کارفرمایی که به کارکنان خود حقوق پرداخت می‌کند، مکلف است مالیات حقوق آن‌ها را در زمان پرداخت کسر کند، فهرست (لیست) حقوق را تا مهلت قانونی به سازمان امور مالیاتی ارسال کند و مالیات کسرشده را به‌موقع به حساب دولت بپردازد. این یک «تکلیف کسر و ایصال» است؛ یعنی مالیات از حقوق کارمند کسر می‌شود، اما مسئولیت ارسال فهرست و پرداخت آن بر عهده کارفرماست. عدم ارسال فهرست در مهلت مقرر، یا عدم پرداخت مالیات کسرشده، هرکدام جریمه جداگانه‌ای دارند که می‌توانند به‌سرعت انباشته شوند. در این مقاله مبنای قانونی این جرایم، مرجع رسمی برای راستی‌آزمایی ارقام، تحلیل کاربردی برای مدیر و حسابدار، و یک مثال عددی همراه با چک‌لیست عملی را مرور می‌کنیم.
۱) مبنای قانونی
چارچوب اصلی مالیات حقوق «قانون مالیات‌های مستقیم» است. بر اساس ماده ۸۶ این قانون، کارفرما (پرداخت‌کننده حقوق) موظف است مالیات متعلق را هنگام هر پرداخت یا تخصیص محاسبه و کسر کند و حداکثر تا پایان ماه بعد، فهرست حقوق‌بگیران را همراه با مالیات کسرشده به اداره امور مالیاتی محل تسلیم و مالیات را پرداخت کند. نرخ‌ها و میزان معافیت سالانه حقوق نیز معمولا هر سال در «قانون بودجه» تعیین و ابلاغ می‌شود.