مطب و کلینیک از نظر حسابداری کسب‌وکار خدماتی‌اند، با سه ویژگی خاص: بخشی از درآمد از سازمان‌های بیمه‌گر و با تأخیر و کسورات می‌رسد؛ در کلینیک، پزشکان همکار معمولاً سهمی از درآمد خدمات خود را می‌گیرند؛ و تجهیزات تشخیصی و درمانی گران‌اند و باید در چند سال مستهلک شوند. اگر این سه جدا ثبت نشوند، سود گزارش‌شده و نقد واقعی مرکز از هم فاصله‌ی زیادی می‌گیرند.
درآمد نقدی و درآمد بیمه‌ای
درآمد آزاد همان روز خدمت وصول می‌شود. سهم بیمه اما مسیر طولانی‌تری دارد: خدمت ارائه می‌شود، اسناد برای بیمه‌گر ارسال می‌شود، بخشی از آن کسر می‌شود و باقی با تأخیر می‌رسد. سهم بیمه در روز خدمت درآمد است و طلب از بیمه‌گر می‌سازد، اما این طلب باید با برآورد واقع‌بینانه‌ی کسورات ثبت شود، نه به کل مبلغ ارسالی.
مثال فرضی: اسناد یک ماه به مبلغ ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان برای بیمه‌گر ارسال شده و تجربه‌ی مرکز نشان می‌دهد حدود ۸٪ اسناد کسر می‌شود. درآمد این ماه از محل بیمه ۹۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان شناسایی می‌شود. وقتی بیمه‌گر پرداخت کرد، اختلاف مبلغ واقعی با برآورد در همان زمان اصلاح می‌شود.
سهم پزشکان همکار
در بسیاری از کلینیک‌ها پزشک با درصدی از درآمد خدمات خود همکاری می‌کند. ثبت درست به قرارداد بستگی دارد. اگر کلینیک خدمت را به نام خود ارائه و صورت‌حساب می‌کند، کل مبلغ درآمد کلینیک است و سهم پزشک هزینه‌ی کلینیک و بدهی به پزشک. اگر پزشک خدمت را به نام خود ارائه می‌کند و کلینیک فقط وجه را وصول می‌کند، سهم پزشک اصلاً درآمد کلینیک نیست و فقط وجهی است که باید به او برگردد. ثبت اشتباه، درآمد کلینیک را بیش یا کم از واقع نشان می‌دهد و بر مالیات هر دو طرف اثر دارد.
تجهیزات و سود هر دستگاه
دستگاهی که ۶۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان خریده شده، هزینه‌ی ماه خرید نیست؛ بهای آن در عمر مفید مستهلک می‌شود. در این مثال فرضی، عمر مفید ۵ سال و روش خط مستقیم است.
| قلم | مبلغ ماهانه |
|---|---|
| درآمد خدمات دستگاه پس از برآورد کسورات بیمه | ۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| مواد مصرفی و سهم کادر و پزشک | (۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰) |
| سود پیش از استهلاک | ۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| استهلاک: ۶۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ÷ ۶۰ ماه | (۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰) |
| سود پس از استهلاک | ۱۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
مدیری که استهلاک را نبیند، سود این دستگاه را ۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان در ماه می‌بیند و ممکن است دستگاه دوم را با همین فرض بخرد. استهلاک ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومانی هر ماه ثبت می‌شود، چه دستگاه پرکار باشد چه کم‌کار؛ اگر تعداد خدمت نصف شود، سود پس از استهلاک این دستگاه به حدود صفر می‌رسد.
تکالیف مالیاتی
پزشکان و مراکز درمانی علاوه بر مالیات عملکرد، به‌عنوان کارفرما تکالیف حقوق و بیمه‌ی کارکنان را دارند و تکالیف خاصی درباره‌ی ثبت دریافت‌ها و صورت‌حساب‌ها برایشان تعیین شده است که در سال‌های اخیر تغییر کرده‌اند. این تکالیف در اظهارنامه‌ی مالیاتی پزشکان، دندان‌پزشکان و کلینیک‌ها بررسی می‌شوند؛ نرخ و مهلتی را از حافظه یا از سال قبل به کار نبرید.
خطاهای رایج
- کل مبلغ اسناد ارسالی به بیمه درآمد قطعی ثبت می‌شود و کسورات در پایان سال یک‌جا سود را کم می‌کند.
- سهم پزشکان همکار بدون توجه به قرارداد ثبت می‌شود.
- بهای تجهیزات در سال خرید هزینه می‌شود.
- حساب شخصی پزشک و حساب مطب یکی است.
- مواد مصرفی گران بدون انبار و کنترل مصرف، مستقیم هزینه می‌شود.
برای محاسبه‌ی هزینه‌ی کامل کادر، ابزار حقوق و دستمزد در دسترس است. اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌های مرکز منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.