پیش‌پرداخت پولی است که پیش از دریافت کالا یا خدمت پرداخت شده و چون حق دریافت در آینده را می‌سازد، دارایی است. پیش‌دریافت پولی است که پیش از تحویل کالا یا خدمت از مشتری گرفته شده و چون تعهد تحویل در آینده را می‌سازد، بدهی است. هیچ‌کدام در روز پرداخت یا دریافت به سود و زیان نمی‌روند؛ پیش‌پرداخت با دریافت منفعت و پیش‌دریافت با تحویل به مشتری، به‌تدریج از ترازنامه خارج می‌شوند.
پیش‌پرداخت هزینه یا پیش‌پرداخت خرید کالا
پیش‌پرداخت دو نوع رایج دارد که مقصد متفاوتی دارند. پیش‌پرداخت هزینه، مانند اجاره یا بیمه‌ی یک‌ساله، با گذشت زمان به هزینه تبدیل می‌شود. پیش‌پرداخت خرید، مانند پیش‌پرداخت به تأمین‌کننده‌ی مواد اولیه، با رسیدن کالا به موجودی کالا تبدیل می‌شود و فقط وقتی کالا فروخته یا مصرف شد، از راه بهای تمام‌شده به سود و زیان می‌رسد.
پیش‌دریافت هم در کسب‌وکارهای مختلف شکل‌های متفاوتی دارد: بیعانه‌ی فروش کالا، اشتراک سالانه‌ای که خدمتش ماه‌به‌ماه ارائه می‌شود، یا پیش‌دریافت قراردادهای پیمانکاری که به نسبت پیشرفت کار تسویه می‌شود. پیش‌دریافت پیمانکاری در حسابداری شرکت پیمانکاری جداگانه بررسی شده است.
مثال فرضی: اجاره‌ی پیش‌پرداخت‌شده و اشتراک پیش‌دریافت‌شده
اول فروردین، شرکت اجاره‌ی یک‌ساله‌ی دفتر را ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان یک‌جا پرداخت می‌کند. همان روز، مشتری بابت اشتراک یک‌ساله‌ی خدمات شرکت ۲۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان یک‌جا می‌پردازد.
| زمان و رویداد | بدهکار | بستانکار | مبلغ |
|---|---|---|---|
| اول فروردین، پرداخت اجاره | پیش‌پرداخت اجاره | بانک | ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| پایان هر ماه، سهم اجاره | هزینه‌ی اجاره | پیش‌پرداخت اجاره | ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| اول فروردین، دریافت اشتراک | بانک | پیش‌دریافت اشتراک | ۲۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| پایان هر ماه، خدمت ارائه‌شده | پیش‌دریافت اشتراک | درآمد خدمات | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
پایان خرداد، پس از سه ماه، مانده‌ی پیش‌پرداخت اجاره ۹۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان و مانده‌ی پیش‌دریافت اشتراک ۱۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است. درآمد سه ماه ۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ و هزینه‌ی اجاره‌ی سه ماه ۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است، در حالی که بانک از روز اول ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان بیشتر دارد.
خطاهای رایج
- کل اجاره‌ی یک‌ساله در ماه پرداخت هزینه می‌شود و سود آن ماه کم و ماه‌های بعد زیاد نشان داده می‌شود.
- کل پیش‌دریافت در روز دریافت درآمد شناخته می‌شود و سود دوره‌ای که خدمت هنوز ارائه نشده، بیش از واقع است.
- پیش‌پرداخت خرید کالا هزینه ثبت می‌شود، در حالی که باید با رسیدن کالا به موجودی برود.
- پیش‌دریافتی که کالایش مدت‌ها پیش تحویل شده، هنوز در بدهی‌ها مانده و درآمدش شناسایی نشده است.
- پیش‌پرداخت با هزینه‌ی تحقق‌یافته‌ی پرداخت‌نشده اشتباه گرفته می‌شود؛ اولی پول را پیش از منفعت پرداخته و دومی منفعت را پیش از پرداخت گرفته است.
اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌ها منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.