کدینگ حسابداری فهرست شماره‌گذاری‌شده‌ی همه‌ی حساب‌های یک کسب‌وکار است که از طبقه‌های کلی به حساب‌های جزئی می‌رسد. در ایران معمولاً چهار سطح دارد: گروه، کل، معین و تفصیلی. هر ردیف سند زیر یکی از این حساب‌ها ثبت می‌شود، پس کدینگ از همان روز اول تعیین می‌کند بعداً چه گزارشی می‌توان گرفت. داده‌ای که هنگام ثبت از هم جدا نشده، بعداً فقط با بازبینی دستی سندها جدا می‌شود.
چهار سطح کدینگ
- گروه: طبقه‌بندی اصلی حساب‌ها، مانند دارایی‌های جاری، دارایی‌های غیرجاری، بدهی‌های جاری، حقوق مالکانه، درآمدها و هزینه‌ها. تعداد و مرز گروه‌ها در کدینگ‌های مختلف یکسان نیست.
- کل: سرفصل‌های اصلی هر گروه، مانند موجودی نقد، حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری یا موجودی مواد و کالا در گروه دارایی‌های جاری. اقلام صورت‌های مالی معمولاً در این سطح گزارش می‌شوند.
- معین: اجزای هر حساب کل، مانند صندوق، تنخواه‌گردان و بانک‌ها زیر موجودی نقد.
- تفصیلی: ریزترین سطح، مانند هر حساب بانکی، هر مشتری، هر پروژه یا هر مرکز هزینه.
مانده‌ی هر حساب کل، جمع مانده‌ی معین‌های زیر آن است و جمع حساب‌های کل، مانده‌ی گروه را می‌سازد. به همین دلیل گزارش را می‌توان در هر سطح گرفت: از جمع دارایی‌های جاری تا طلب از یک مشتری مشخص.
تفصیلی شناور
در بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری، حساب تفصیلی به یک معین بسته نیست و شناور است: یک مرکز هزینه یا یک پروژه را می‌توان کنار هر معین هزینه‌ای ثبت کرد. نرم‌افزار ممکن است چند سطح تفصیلی هم بدهد؛ مثلاً سطح اول برای شخص و سطح دوم برای پروژه. با این روش بدون تکرار حساب‌ها می‌توان هزینه‌ی هر پروژه را در همه‌ی معین‌ها جمع زد.
مثال فرضی: مسیر هزینه‌ی برق در کدینگ
| سطح | کد فرضی | نام حساب |
|---|---|---|
| گروه | ۸ | هزینه‌ها |
| کل | ۸۲ | هزینه‌های اداری و عمومی |
| معین | ۸۲۰۵ | آب، برق و گاز |
| تفصیلی | ۱۰۰۱ | مرکز هزینه‌ی دفتر مرکزی |
با این ساختار، پرسش «هزینه‌ی آب و برق همه‌ی شعبه‌ها در این فصل چقدر بود؟» با گزارش سطح معین ۸۲۰۵ پاسخ داده می‌شود و پرسش «هزینه‌ی دفتر مرکزی در همه‌ی سرفصل‌ها چقدر بود؟» با گزارش تفصیلی ۱۰۰۱؛ اگر برق همه‌ی شعبه‌ها بدون تفصیلی و زیر یک معین کلی مانند «هزینه‌های متفرقه» ثبت شده باشد، به هیچ‌کدام از این دو پرسش نمی‌توان از گزارش پاسخ داد.
کدینگ را بر اساس چه چیزی طراحی کنیم
- سرفصل‌های کل با اقلامی هم‌خوان باشند که در صورت‌های مالی و اظهارنامه‌ی عملکرد گزارش می‌کنید، تا استخراج آن‌ها به جابه‌جایی دستی نیاز نداشته باشد.
- هزینه‌هایی که جدا تحلیل می‌شوند، مانند هزینه‌ی فروش و هزینه‌ی اداری، از سطح کل یا معین جدا باشند.
- برای مشتریان، تأمین‌کنندگان، حساب‌های بانکی و در صورت نیاز پروژه‌ها و مراکز هزینه، تفصیلی تعریف شود.
- برای رشد جا بگذارید: شماره‌ها پشت سر هم پر نشوند تا حساب تازه در جای منطقی خود بنشیند.
- از ساختن معین برای هر پدیده‌ی کوچک پرهیز کنید؛ حسابی که هیچ گزارشی از آن گرفته نمی‌شود، فقط ثبت را کند می‌کند.
خطاهای رایج
- هزینه‌های با ماهیت متفاوت زیر یک سرفصل مانند «متفرقه» ثبت می‌شوند و مانده‌ی آن سرفصل هر سال بزرگ‌تر می‌شود.
- برای مشتریان و تأمین‌کنندگان تفصیلی تعریف نمی‌شود و مانده‌ی هر طرف‌حساب فقط با جست‌وجوی شرح سندها پیدا می‌شود.
- کدینگ یک کسب‌وکار دیگر بدون تطبیق با فعالیت خود کپی می‌شود؛ مثلاً شرکت خدماتی سرفصل‌های تولید و انبار را نگه می‌دارد.
- حساب تازه بدون بررسی ساخته می‌شود و دو حساب با یک ماهیت و دو نام کنار هم می‌مانند.
کدینگ درست کار تراز آزمایشی را هم ساده می‌کند، چون تراز را می‌توان در هر سطح گرفت. اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌ها منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.