تراز آزمایشی فهرست مانده‌ی حساب‌های دفتر کل در یک تاریخ مشخص است. در این گزارش جمع مانده‌های بدهکار با جمع مانده‌های بستانکار مقایسه می‌شود؛ اگر برابر نباشند، در ثبت سند یا انتقال آن به دفتر خطایی وجود دارد. برابری دو جمع اما درستی ثبت‌ها را ثابت نمی‌کند. سندی که کامل جا افتاده یا در حساب اشتباه نشسته، توازن تراز را به‌هم نمی‌زند.
تراز آزمایشی چه چیزی را کنترل می‌کند
در هر سند حسابداری، جمع بدهکار با جمع بستانکار برابر است. اگر همه‌ی سندها درست به دفتر کل منتقل شوند، جمع مانده‌های بدهکار همه‌ی حساب‌ها هم با جمع مانده‌های بستانکار برابر می‌ماند. تراز آزمایشی همین برابری را در پایان یک دوره نشان می‌دهد.
تراز آزمایشی گزارش داخلی کنترل است، نه صورت مالی. ترازنامه دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق مالکانه را در یک تاریخ نشان می‌دهد و از مانده‌های اصلاح‌شده ساخته می‌شود؛ تراز آزمایشی یکی از مراحل رسیدن به آن مانده‌هاست.
ستون‌ها و سطح‌های تراز
تراز دوستونی فقط مانده‌ی بدهکار یا بستانکار هر حساب را نشان می‌دهد. در تراز چهارستونی، گردش بدهکار و گردش بستانکار دوره هم کنار مانده می‌آید؛ این دو ستون نشان می‌دهند مانده از چه حجم ثبتی به دست آمده است. در تراز شش‌ستونی معمولاً مانده‌ی ابتدای دوره هم اضافه می‌شود. ترکیب ستون‌ها در نرم‌افزارهای مختلف یکسان نیست؛ پیش از مقایسه‌ی دو گزارش، عنوان ستون‌ها را بخوانید.
تراز را می‌توان در سطح حساب کل، معین یا تفصیلی گرفت. تراز سطح کل برای کنترل توازن کافی است، اما مانده‌ی غیرعادی یک مشتری یا یک پروژه معمولاً فقط در سطح تفصیلی دیده می‌شود. این سطح‌ها در کدینگ حساب‌ها تعریف می‌شوند.
خطاهایی که توازن را به‌هم می‌زنند
این خطاها فقط یک طرف را تغییر می‌دهند یا دو طرف را به اندازه‌ی نابرابر، پس جمع دو ستون از هم فاصله می‌گیرد:
- یک طرف سند به دفتر منتقل شده و طرف دیگر جا افتاده است.
- مبلغ یک ردیف هنگام انتقال به دفتر با مبلغ سند فرق دارد.
- مبلغی که باید بدهکار می‌شد، در ستون بستانکار همان حساب نشسته است.
- مانده‌ی یک حساب اشتباه جمع زده شده یا در ستون نادرست تراز آمده است.
خطاهایی که تراز متوازن پنهان می‌کند
در خطاهای زیر هر دو طرف به یک اندازه تغییر می‌کنند، پس جمع دو ستون برابر می‌ماند و تراز چیزی نشان نمی‌دهد:
- حذف کامل: سندی که اصلاً ثبت نشده، از هر دو ستون به یک اندازه کم است.
- ثبت در حساب اشتباه: هزینه‌ی تعمیرات که در حساب هزینه‌ی اجاره ثبت شود، جمع بدهکار را تغییر نمی‌دهد.
- خطای اصولی: خرید دارایی ثابت که به‌عنوان هزینه ثبت شود، توازن را حفظ می‌کند، اما هم دارایی‌ها و هم سود دوره را نادرست نشان می‌دهد.
- مبلغ اشتباه در هر دو طرف: اگر فروش ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی در هر دو طرف ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال ثبت شود، دو ستون همچنان برابرند.
- ثبت معکوس: اگر طرف بدهکار و بستانکار یک سند جابه‌جا شود، هر دو جمع به یک اندازه تغییر می‌کنند.
- خطاهای جبرانی: دو خطای هم‌اندازه در دو حساب مختلف، اثر یکدیگر را روی جمع ستون‌ها خنثی می‌کنند.
مثال فرضی: تراز متوازن با یک خطای پنهان
در این مثال فرضی، فروش نسیه‌ی ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی در هر دو طرف سند به اشتباه ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال ثبت شده است. تراز پایان ماه با همین ثبت اشتباه چنین است:
| حساب | مانده‌ی بدهکار | مانده‌ی بستانکار |
|---|---|---|
| بانک | ۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| موجودی کالا | ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| حساب‌های دریافتنی | ۲۱٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| حساب‌های پرداختنی | ۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سرمایه | ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| فروش | ۱۱٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| جمع |
دو ستون برابرند، اما حساب‌های دریافتنی و فروش هر کدام ۹٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال کمتر از واقع‌اند. این خطا با خود تراز پیدا نمی‌شود؛ باید فروش ثبت‌شده را با فاکتورهای صادرشده، یا مانده‌ی مشتری را با اسناد و تأییدیه‌ی او مقایسه کرد.
اگر تراز متوازن نبود، از کجا شروع کنیم
- اختلاف دو ستون را حساب کنید و سندی با همین مبلغ را پیدا کنید؛ طرفی که به دفتر منتقل نشده، اختلافی برابر مبلغ خودش می‌سازد.
- اگر اختلاف بر ۲ بخش‌پذیر است، ردیفی با نصف این مبلغ را بررسی کنید؛ مبلغی که در ستون مخالف نشسته، اختلافی دو برابر خودش می‌سازد.
- اگر اختلاف بر ۹ بخش‌پذیر است، جابه‌جایی رقم‌ها (مثلاً ۵۴۰٬۰۰۰ به‌جای ۴۵۰٬۰۰۰ ریال) یا جاافتادن یا اضافه‌شدن یک صفر را بررسی کنید.
- جمع هر ستون و مانده‌ی هر حساب را دوباره محاسبه کنید و مانده‌های ابتدای دوره را با تراز پایان دوره‌ی قبل مقایسه کنید.
تراز آزمایشی در نرم‌افزار حسابداری
نرم‌افزاری که سند نامتوازن را ذخیره نمی‌کند، تقریباً همیشه ترازی متوازن تحویل می‌دهد. در این حالت ارزش گزارش در مرور مانده‌هاست، نه در مقایسه‌ی دو جمع.
چه زمانی تراز بگیریم
تراز ماهانه خطای هر ماه را میان سندهای همان ماه نگه می‌دارد؛ خطایی که در پایان سال پیدا شود، باید میان سندهای دوازده ماه جست‌وجو شود. در پایان سال مالی سه تراز کارهای جداگانه‌ای دارند:
- تراز پیش از ثبت‌های اصلاحی، ثبت‌های روزانه‌ی دوره را کنترل می‌کند.
- تراز پس از ثبت‌های اصلاحی، مبنای تهیه‌ی صورت‌های مالی است.
- تراز پس از بستن حساب‌ها فقط حساب‌های دائمی را دارد و باید با ترازنامه‌ی پایان سال بخواند.
اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌ها منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.