ثبت‌های اصلاحی ثبت‌هایی‌اند که در پایان دوره و پیش از تهیه‌ی صورت‌های مالی انجام می‌شوند تا درآمد در دوره‌ای که به دست آمده و هزینه در دوره‌ای که مصرف شده ثبت شود، نه لزوماً در روز دریافت یا پرداخت پول. هر ثبت اصلاحی دست‌کم یک حساب درآمد یا هزینه و یک حساب دارایی یا بدهی را تغییر می‌دهد و معمولاً حساب بانک و صندوق را درگیر نمی‌کند. بدون آن‌ها سود هر دوره نادرست است.
ثبت اصلاحی پایان دوره، که در برخی نرم‌افزارها «سند تعدیلی» نام دارد، با اصلاح خطای ثبت فرق دارد. اولی رویدادی را ثبت می‌کند که با گذشت زمان رخ داده؛ دومی ثبتی را که اشتباه انجام شده درست می‌کند.
انواع ثبت‌های اصلاحی
- پیش‌پرداخت هزینه: اجاره یا بیمه‌ای که برای چند ماه آینده پرداخت شده، ابتدا دارایی است و سهم هر دوره‌ی سپری‌شده به هزینه منتقل می‌شود.
- پیش‌دریافت درآمد: مبلغی که پیش از تحویل کالا یا ارائه‌ی خدمت از مشتری گرفته شده، ابتدا بدهی است و با تحویل به درآمد تبدیل می‌شود.
- هزینه‌ی تحقق‌یافته‌ی پرداخت‌نشده: حقوق، اجاره یا قبض دوره که هنوز پرداخت نشده، هزینه‌ی همین دوره و بدهی است.
- درآمد تحقق‌یافته‌ی دریافت‌نشده: خدمتی که ارائه شده و صورت‌حسابش هنوز صادر یا وصول نشده، درآمد همین دوره و طلب است.
- استهلاک: سهم هر دوره از بهای دارایی‌های ثابت
- برآوردها: مانند ذخیره‌ی مزایای پایان خدمت کارکنان یا کاهش ارزش مطالباتی که احتمال وصولشان کم است.
پیش‌پرداخت‌ها و پیش‌دریافت‌ها در مقاله‌ی پیش‌پرداخت و پیش‌دریافت و استهلاک در مقاله‌ی استهلاک دارایی ثابت جداگانه توضیح داده شده‌اند.
دو مثال فرضی
مثال اول: ابتدای فروردین اجاره‌ی یک‌ساله‌ی دفتر، ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان، پرداخت و به‌عنوان پیش‌پرداخت اجاره ثبت شده است. مثال دوم: حقوق اسفند، ۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان، در فروردین سال بعد پرداخت می‌شود.
| ثبت | حساب بدهکار | حساب بستانکار | مبلغ |
|---|---|---|---|
| پایان هر ماه، سهم اجاره | هزینه‌ی اجاره | پیش‌پرداخت اجاره | ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| پایان اسفند، حقوق پرداخت‌نشده | هزینه‌ی حقوق | حقوق پرداختنی | ۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
بدون ثبت اول، یا کل اجاره در فروردین هزینه می‌شود و سود فروردین کم و یازده ماه دیگر زیاد نشان داده می‌شود، یا هیچ هزینه‌ای ثبت نمی‌شود و پیش‌پرداخت تا پایان سال ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان باقی می‌ماند. بدون ثبت دوم، سود امسال ۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان بیشتر و سود سال بعد به همین اندازه کمتر از واقع است. در فروردین، پرداخت حقوق فقط حقوق پرداختنی را تسویه می‌کند و هزینه‌ی تازه‌ای نمی‌سازد.
فهرست کنترل پیش از بستن دوره
- حساب‌های پیش‌پرداخت: سهم دوره‌ی سپری‌شده‌ی هر قرارداد هزینه شده است؟
- حساب‌های پیش‌دریافت: کالا یا خدمتی که تحویل شده، هنوز در پیش‌دریافت مانده است؟
- قراردادهای جاری: حقوق، اجاره، قبض‌ها و خدماتی که در دوره مصرف و هنوز صورت‌حسابشان نرسیده، ثبت شده‌اند؟
- خدمات ارائه‌شده بدون صورت‌حساب صادرشده، به درآمد دوره رسیده‌اند؟
- فهرست دارایی‌های ثابت: استهلاک همه‌ی دارایی‌ها، از جمله دارایی‌های خریداری‌شده در طول سال، محاسبه شده است؟
- برآوردها: ذخیره‌ی مزایای پایان خدمت و کاهش ارزش مطالبات با اطلاعات پایان دوره به‌روز شده‌اند؟
ثبت‌های اصلاحی و سود مشمول مالیات
ثبت‌های اصلاحی سود حسابداری را تغییر می‌دهند و سود حسابداری نقطه‌ی شروع محاسبه‌ی درآمد مشمول مالیات است. اما همه‌ی هزینه‌های ثبت‌شده، به‌ویژه برآوردها و ذخیره‌ها، لزوماً از نظر مالیاتی قابل قبول نیستند؛ این موضوع در هزینه‌های قابل قبول مالیاتی بررسی می‌شود.
خطاهای رایج
- صورت‌های مالی از تراز آزمایشی پیش از ثبت‌های اصلاحی تهیه می‌شوند.
- استهلاک، چون پولی بابتش پرداخت نمی‌شود، از قلم می‌افتد.
- کل پیش‌پرداخت در روز پرداخت هزینه می‌شود.
- پرداخت حقوق معوق در دوره‌ی بعد دوباره به‌عنوان هزینه ثبت می‌شود و هزینه دو بار شناسایی می‌شود.
پس از ثبت‌های اصلاحی نوبت بستن حساب‌های پایان سال است. اگر این مراحل در کسب‌وکار شما انجام نمی‌شود، خدمت بستن حساب‌ها و صورت‌های مالی ویراف برای همین کار است.