هزینه‌ی قابل قبول هزینه‌ای است که در محاسبه‌ی درآمد مشمول مالیات از درآمد کسر می‌شود. طبق ماده‌ی ۱۴۷ قانون مالیات‌های مستقیم، هزینه‌ی قابل قبول هزینه‌ای است که «در حدود متعارف متکی به مدارک بوده و منحصراً مربوط به تحصیل درآمد مؤسسه در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصاب‌های مقرر» باشد؛ فهرست اقلام در ماده‌ی ۱۴۸ آمده است. هزینه‌ای که در رسیدگی پذیرفته نشود، به درآمد مشمول برمی‌گردد و مالیاتش پرداخت می‌شود، حتی اگر واقعاً خرج شده باشد. بیشتر رد شدن‌ها از نبود مدرک کافی می‌آید، نه از ساختگی بودن هزینه.
شرط‌های کلی و مدرکی که هر شرط را ثابت می‌کند
| شرط | معنای عملی | مدرکی که آن را ثابت می‌کند |
|---|---|---|
| متکی به مدارک | هزینه واقعاً پرداخت یا تعهد شده و در رسیدگی قابل ارائه است. | فاکتور یا صورت‌حساب، قرارداد، رسید تحویل |
| منحصراً مربوط به تحصیل درآمد | برای همین کسب‌وکار است، نه شخص مالک. | شرح روشن سند، ارتباط با فعالیت یا پروژه |
| مربوط به همان دوره‌ی مالی | به سالی تعلق دارد که در آن ثبت شده است. | تاریخ خدمت یا تحویل، قرارداد دوره‌دار |
| در حدود متعارف | مبلغ با حجم فعالیت و عرف تناسب دارد. | مقایسه با سال‌های قبل و فعالیت‌های مشابه |
| با رعایت حد نصاب‌ها | اقلامی که سقف دارند از سقف بیشتر نیستند؛ پرداخت از ۴۰۰ میلیون ریال به بالا، اگر تهاتری نباشد، از راه بانک انجام شده است (تبصره‌ی ۳ ماده‌ی ۱۴۷). | پرداخت بانکی قابل ردیابی، محاسبه‌ی سقف هر قلم |
خرید دارایی ثابت هزینه‌ی همان سال نیست؛ از راه استهلاک و طبق جدول استهلاکی که سازمان امور مالیاتی تهیه و وزیر اقتصاد تصویب می‌کند، در چند سال به هزینه می‌رود (ماده‌ی ۱۴۹). تفاوت استهلاک دفتری و مالیاتی در استهلاک دارایی ثابت آمده است.
مثال فرضی: اثر رد شدن هزینه
شرکتی ۱۰٬۰۰۰ میلیون تومان درآمد و ۷٬۰۰۰ میلیون تومان هزینه‌ی واقعی دارد. اگر همه‌ی هزینه‌ها پذیرفته شوند، درآمد مشمول ۳٬۰۰۰ میلیون تومان است. اگر ۵۰۰ میلیون تومان پرداخت نقدی بدون سند معتبر در رسیدگی پذیرفته نشود، درآمد مشمول به ۳٬۵۰۰ میلیون تومان می‌رسد. با نرخ فرضی ۲۰٪، مالیات ۱۰۰ میلیون تومان بیشتر می‌شود؛ یعنی شرکت ۵۰۰ میلیون خرج کرده و بابت نبود مدرکش ۱۰۰ میلیون هم مالیات اضافه داده است. نرخ به کاررفته نرخ قانونی نیست.
خطاهای رایج
- هزینه‌ی شخصی مالک، مانند خرید خانوار یا سفر شخصی، در حساب‌های شرکت ثبت می‌شود.
- هزینه‌های بزرگ نقدی و بدون سند معتبر پرداخت می‌شوند.
- خرید دارایی ثابت یک‌جا هزینه‌ی سال ثبت می‌شود.
- هزینه‌ای که در مالیات پذیرفته نمی‌شود، از دفاتر حذف می‌شود؛ باید در دفاتر بماند و فقط در محاسبه‌ی مالیات تعدیل شود.
- مدارک پیش از پایان دوره‌ی رسیدگی دور ریخته یا گم می‌شوند.
مستندسازی هزینه‌ها بخشی از حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای است. اگر هزینه‌هایی در رسیدگی رد شده‌اند، بررسی و اعتراض کار خدمت دفاع مالیاتی و هیئت حل اختلاف ویراف است.
- ۱.قانون مالیات‌های مستقیم، متن تنقیح‌شده — معاونت تدوین، تنقیح و انتشار قوانین و مقررات ریاست جمهوری (qavanin.ir)، ماده‌ی ۱۴۷ و تبصره‌های ۲ و ۳، ماده‌ی ۱۴۸، ماده‌ی ۱۴۹تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۰۹
- ۲.تصویب‌نامه در خصوص تعدیل نصاب‌های مندرج در قانون مالیات‌های مستقیم از ۱۴۰۵/۱/۱ — هیئت وزیران، ۱۴۰۴/۰۹/۱۲ (qavanin.ir)، ردیف تبصره‌ی ۳ ماده‌ی ۱۴۷تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۰۹