بستن حساب‌ها یعنی در پایان سال مالی مانده‌ی حساب‌های موقت، یعنی درآمدها و هزینه‌ها، صفر شود و نتیجه‌ی سال، سود یا زیان، به حقوق مالکانه برود. حساب‌های دائمی، یعنی دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق مالکانه، مانده‌ی خود را به سال بعد می‌برند. این کار روی اعداد اصلاح‌شده انجام می‌شود، پس پیش از آن ثبت‌های اصلاحی و انبارگردانی باید تمام شده باشند.
ترتیب کار در پایان سال
- ثبت همه‌ی سندهای سال و قطعی‌کردن سندهای موقت
- مغایرت‌گیری بانکی، تسویه‌ی تنخواه‌ها و تطبیق مانده‌ی مشتریان و تأمین‌کنندگان
- انبارگردانی و ثبت مغایرت‌ها؛ در موجودی ادواری، ثبت موجودی پایان دوره و محاسبه‌ی بهای تمام‌شده‌ی کالای فروش‌رفته
- ثبت‌های اصلاحی: استهلاک، پیش‌پرداخت‌ها و پیش‌دریافت‌ها، هزینه‌های تحقق‌یافته‌ی پرداخت‌نشده و برآوردها
- گرفتن تراز آزمایشی پس از ثبت‌های اصلاحی و تهیه‌ی صورت‌های مالی از آن
- سند بستن حساب‌های موقت: درآمدها و هزینه‌ها به حساب سود و زیان دوره، و مانده‌ی آن به سود انباشته
- سند اختتامیه: بستن مانده‌ی حساب‌های دائمی؛ تراز پس از آن همه‌ی حساب‌ها را صفر نشان می‌دهد.
- سند افتتاحیه‌ی سال بعد: بازکردن همان مانده‌های دائمی به‌عنوان مانده‌ی ابتدای سال
سند اختتامیه و افتتاحیه مانده‌ها را فقط از یک سال به سال بعد می‌برند و چیزی به دارایی یا بدهی اضافه یا کم نمی‌کنند. بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری این دو سند را خودکار صادر می‌کنند؛ پیش از صدور، تراز پس از بستن حساب‌های موقت را با ترازنامه‌ی تهیه‌شده تطبیق دهید.
مثال فرضی: بستن حساب‌های موقت
در پایان سال، مانده‌ی فروش ۱٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان بستانکار و جمع مانده‌ی حساب‌های هزینه، شامل بهای تمام‌شده، ۷۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان بدهکار است.
| ردیف | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| فروش | ۱٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| حساب‌های هزینه | ۷۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سود و زیان دوره (سود سال) | ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سود و زیان دوره | ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سود انباشته | ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
پس از این سند، فروش و هزینه‌ها صفرند و سود انباشته ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان بیشتر شده است. اگر سال با زیان بسته می‌شد، مانده‌ی سود و زیان دوره بدهکار بود و سود انباشته را کم می‌کرد. در مؤسسه‌ی انفرادی، حساب برداشت مالک هم در پایان سال به حساب سرمایه بسته می‌شود.
خطاهای رایج
- حساب‌ها پیش از ثبت‌های اصلاحی بسته می‌شوند و خطای سود به سود انباشته منتقل می‌شود.
- پس از صدور سند بستن، سند سال قبل ویرایش می‌شود و مانده‌ی افتتاحیه‌ی سال جدید با مانده‌ی اختتامیه‌ی سال قبل نمی‌خواند.
- سود یا زیان با علامت اشتباه به سود انباشته می‌رود.
- مانده‌ی افتتاحیه‌ی سال جدید دستی وارد می‌شود و با تراز اختتامیه‌ی سال قبل تطبیق داده نمی‌شود.
اگر حساب‌های پایان سال بسته نمی‌شود یا صورت‌های مالی قابل اتکا ندارید، خدمت بستن حساب‌ها و صورت‌های مالی ویراف برای همین کار است.