انبارگردانی یعنی موجودی واقعی هر قلم کالا را در یک تاریخ مشخص بشماریم و با مانده‌ی دفاتر مقایسه کنیم. مانده‌ی دفتری از رسیدها و حواله‌ها به دست می‌آید و ضایعات، خرابی، سرقت یا رسید و حواله‌ی اشتباه را نمی‌بیند؛ شمارش واقعی همین فاصله را آشکار می‌کند. موجودی پایان دوره مستقیماً بهای تمام‌شده‌ی کالای فروش‌رفته و سود را تعیین می‌کند، پس هر خطای شمارش به سود می‌رسد.
شمارش کامل یا چرخشی
در شمارش کامل، همه‌ی اقلام در یک مقطع، معمولاً پایان سال مالی، شمرده می‌شوند و ورود و خروج کالا در این مدت متوقف می‌شود. در شمارش چرخشی، هر بار بخشی از اقلام در طول سال شمرده می‌شود؛ اقلام گران یا پرگردش بیشتر و اقلام ارزان‌تر کمتر. شمارش چرخشی بار کار پایان سال را کم می‌کند و مغایرت را زودتر نشان می‌دهد، به شرطی که همه‌ی اقلام در طول سال دست‌کم یک بار شمرده شوند.
مراحل انبارگردانی پایان سال
- برنامه و گروه‌ها را تعیین کنید: برای هر بخش انبار یک شمارنده و یک ناظر، و ترجیحاً شمارنده‌ای که مسئول روزمره‌ی همان انبار نیست.
- انبار را مرتب کنید و کالای امانی دیگران، کالای برگشتی و کالای خراب را جدا و علامت‌گذاری کنید.
- برش اسناد: شماره‌ی آخرین رسید و آخرین حواله‌ی پیش از شمارش را ثبت کنید و تا پایان شمارش ورود و خروج را متوقف کنید.
- هر قلم را بشمارید و روی برگه‌ی شمارش شماره‌دار با امضای شمارنده و ناظر ثبت کنید. اقلام پرارزش را دو بار و با دو گروه بشمارید.
- نتیجه را با مانده‌ی دفتری تا همان آخرین رسید و حواله مقایسه کنید.
- برای هر مغایرت پیش از ثبت، علت را بررسی کنید.
- سند اصلاحی را با پیوست برگه‌های شمارش و گزارش علت‌ها ثبت کنید.
مثال فرضی: کسری ۴۰ واحدی
مانده‌ی دفتری یک قلم کالا ۱٬۰۰۰ واحد است و شمارش ۹۶۰ واحد را تأیید می‌کند. بهای هر واحد ۵۰۰٬۰۰۰ تومان است، پس ارزش کسری ۴۰ × ۵۰۰٬۰۰۰ = ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است. اگر اصلاح نشود، موجودی پایان دوره ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان بیش از واقع و سود دوره به همین اندازه بیش از واقع است.
| علت کسری | ثبت |
|---|---|
| حواله‌ی فروش ثبت‌نشده | حواله و فروش مربوط ثبت می‌شود؛ کسری واقعی وجود ندارد. |
| خطای شمارش یا برش اسناد | شمارش یا اسناد اصلاح می‌شوند؛ سندی برای کسری زده نمی‌شود. |
| ضایعات، خرابی یا سرقت | هزینه‌ی کسری و ضایعات انبار بدهکار و موجودی کالا بستانکار، ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| کسری با مسئولیت شخص | حساب دریافتنی از شخص مسئول بدهکار و موجودی کالا بستانکار، با تأیید مکتوب |
کالای خراب و کندگردش
شمارش فقط تعداد را نمی‌سنجد. در حسابداری، موجودی به کمتر بهای تمام‌شده و خالص ارزش فروش گزارش می‌شود؛ یعنی کالایی که به قیمتی کمتر از بهایش فروخته خواهد شد، باید با مبلغ کمتر در ترازنامه بیاید. کالای خراب، تاریخ‌گذشته یا کندگردشی که در شمارش پیدا می‌شود، نامزد همین کاهش ارزش است.
خطاهای رایج
- ورود و خروج کالا در زمان شمارش ادامه دارد و شماره‌ی آخرین رسید و حواله ثبت نمی‌شود.
- مانده‌ی دفتری بدون بررسی علت با شمارش برابر می‌شود و خطای ثبت حواله‌ها هرگز پیدا نمی‌شود.
- کالای امانی دیگران شمرده و جزء موجودی شرکت گزارش می‌شود، یا کالای شرکت نزد دیگران جا می‌افتد.
- برگه‌های شمارش امضا و نگهداری نمی‌شوند.
- کالای خراب با بهای کامل در موجودی می‌ماند.
انبارگردانی پایان سال پیش از بستن حساب‌ها انجام می‌شود تا نتیجه در صورت‌های مالی همان سال بیاید. اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌ها منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.