مغایرت‌گیری بانکی یعنی مانده‌ی حساب بانک در دفتر شرکت را با مانده‌ی صورت‌حساب همان حساب در همان تاریخ مقایسه کنیم و علت هر اختلاف را پیدا کنیم. بیشتر اختلاف‌ها از زمان‌بندی می‌آیند: تراکنشی که یک طرف ثبت کرده و طرف دیگر هنوز نه. نتیجه‌ی کار دو دسته قلم است؛ قلم‌هایی که فقط باید پیگیری شوند و قلم‌هایی که ثبت اصلاحی در دفتر می‌خواهند. اگر پس از توضیح همه‌ی قلم‌ها اختلافی بماند، خطایی در دفتر یا صورت‌حساب هست.
چرا دفتر و صورت‌حساب بانک با هم فرق دارند
شرکت تراکنش را وقتی ثبت می‌کند که از آن باخبر می‌شود و بانک وقتی که وجه واقعاً جابه‌جا می‌شود. این دو زمان همیشه یکی نیستند. قلم‌های زیر رایج‌ترین منشأ اختلاف‌اند:
- چک صادرشده‌ای که در دفتر از بانک کسر شده، اما هنوز وصول نشده است.
- واریزی که در دفتر ثبت شده، اما هنوز در صورت‌حساب نیامده است؛ مثلاً وجه فروش کارتخوان که با تأخیر به حساب می‌نشیند.
- کارمزد انتقال وجه یا خدمات بانکی که بانک کسر کرده و در دفتر ثبت نشده است.
- واریز مستقیم مشتری یا سود حساب که در صورت‌حساب هست و در دفتر نیست.
- چک دریافتی که برای وصول به بانک سپرده شده و برگشت خورده است.
- خطای ثبت در دفتر یا در صورت‌حساب: مبلغ اشتباه، ثبت تکراری یا تراکنش جاافتاده
روش ثبت چک، قلم‌های باز را تعیین می‌کند
اگر شرکت چک صادرشده را همان روز صدور به بستانکار حساب بانک ثبت کند، هر چک وصول‌نشده یک قلم باز مغایرت است. اما اگر چک صادرشده ابتدا در حساب اسناد پرداختنی ثبت شود و حساب بانک فقط هنگام وصول بستانکار شود، چک‌های وصول‌نشده اصلاً در مغایرت بانکی ظاهر نمی‌شوند و باید در مانده‌ی اسناد پرداختنی پیگیری شوند. همین منطق برای چک دریافتی و حساب اسناد دریافتنی برقرار است.
مراحل مغایرت‌گیری
- صورت‌حساب بانک و گردش حساب بانک در دفتر را برای یک بازه‌ی یکسان تهیه کنید.
- قلم‌های باز مغایرت دوره‌ی قبل را بیاورید و ببینید کدام در این دوره تسویه شده‌اند.
- تراکنش‌های دو طرف را قلم‌به‌قلم تطبیق دهید و قلم‌های منطبق را علامت بزنید.
- قلم‌های بی‌جفت را دسته‌بندی کنید: ثبت‌شده در دفتر و نیامده در صورت‌حساب، یا آمده در صورت‌حساب و ثبت‌نشده در دفتر.
- مانده‌ی صورت‌حساب را با قلم‌های دسته‌ی اول تعدیل کنید: چک وصول‌نشده را کم و واریز نرسیده را اضافه کنید.
- مانده‌ی دفتر را با قلم‌های دسته‌ی دوم تعدیل کنید: کارمزد و چک برگشتی را کم و واریز مستقیم را اضافه کنید.
- دو مانده‌ی تعدیل‌شده را مقایسه کنید. اگر برابر نیستند، باقی‌مانده را مانند خطا ریشه‌یابی کنید.
- برای قلم‌های دسته‌ی دوم سند اصلاحی بزنید و گزارش مغایرت را با تاریخ و نام تهیه‌کننده نگه دارید.
قلم‌های دسته‌ی اول ثبت جدید نمی‌خواهند؛ شرکت آن‌ها را درست ثبت کرده و بانک هنوز به آن‌ها نرسیده است. قلم‌های دسته‌ی دوم رویدادهای واقعی‌اند که دفتر هنوز ندیده، پس بدون سند اصلاحی مانده‌ی دفتر نادرست می‌ماند.
مثال عددی فرضی
در این مثال فرضی، شرکت چک صادرشده را همان روز صدور از حساب بانک کسر می‌کند. در پایان ماه، مانده‌ی بانک در دفتر ۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان و مانده‌ی صورت‌حساب ۸۷٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است. بررسی سه قلم باز نشان می‌دهد: چک ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومانی صادر و هنوز وصول نشده، واریز ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ تومانی در دفتر ثبت شده و هنوز به حساب ننشسته، و کارمزد ۵۰۰٬۰۰۰ تومانی بانک در دفتر ثبت نشده است.
| شرح | طرف صورت‌حساب بانک | طرف دفتر شرکت |
|---|---|---|
| مانده‌ی پایان ماه | ۸۷٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| کسر: چک صادرشده‌ی وصول‌نشده | (۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰) | |
| اضافه: واریز ثبت‌شده و نرسیده | ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ | |
| کسر: کارمزد ثبت‌نشده | (۵۰۰٬۰۰۰) | |
| مانده‌ی تعدیل‌شده | ۷۹٬۵۰۰٬۰۰۰ | ۷۹٬۵۰۰٬۰۰۰ |
دو مانده‌ی تعدیل‌شده برابرند، پس اختلاف ۷٬۰۰۰٬۰۰۰ تومانی کامل توضیح داده شده است. فقط کارمزد سند اصلاحی می‌خواهد: هزینه‌ی کارمزد بانکی ۵۰۰٬۰۰۰ تومان بدهکار و حساب بانک ۵۰۰٬۰۰۰ تومان بستانکار. چک و واریز باز باید در مغایرت ماه بعد دوباره دیده شوند.
کنترل‌هایی که مغایرت‌گیری را قابل اتکا می‌کند
- مغایرت را برای هر حساب بانکی جدا و دست‌کم ماهانه انجام دهید؛ قلم‌های یک ماه میان تراکنش‌های کمتری جست‌وجو می‌شوند.
- تهیه‌ی مغایرت را به کسی بسپارید که چک صادر نمی‌کند و پرداخت ثبت نمی‌کند، یا دست‌کم نتیجه را کس دیگری مرور کند.
- اختلاف باقی‌مانده را، حتی اگر کوچک است، با یک قلم ناشناخته‌ی «سایر» نبندید.
- قلم بازی را که در چند مغایرت پیاپی تکرار می‌شود، پیگیری کنید؛ چک صادرشده‌ای که مدت‌ها وصول نمی‌شود ممکن است گم شده یا باطل شده باشد.
مانده‌ی بانک پس از مغایرت، مبنای درستی برای تراز آزمایشی و تصمیم‌های پرداخت است. اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌ها منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.