شرکت خدماتی، مانند دفتر مشاوره، شرکت نرم‌افزاری، آژانس یا تعمیرگاه، زمان و تخصص می‌فروشد و موجودی کالای قابل توجهی ندارد. دو موضوع حسابداری آن را از بازرگانی جدا می‌کند: درآمد وقتی ثبت می‌شود که خدمت ارائه شده، نه وقتی پول رسیده؛ و بزرگ‌ترین هزینه معمولاً نیروی انسانی است. سودآوری چنین شرکتی به این بستگی دارد که چه بخشی از ساعت‌های حقوق‌گرفته واقعاً به مشتری فاکتور می‌شود.
حساب‌های اصلی
- درآمد خدمات، در صورت نیاز با تفصیلی برای هر قرارداد یا پروژه
- پیش‌دریافت از مشتریان: پولی که پیش از ارائه‌ی خدمت گرفته شده و بدهی است.
- درآمد تحقق‌یافته‌ی دریافت‌نشده: خدمتی که ارائه شده و صورت‌حسابش هنوز صادر نشده.
- حقوق و مزایا، حق بیمه‌ی سهم کارفرما و ذخیره‌ی مزایای پایان خدمت
- هزینه‌ی پیمانکاران فرعی و نیروی پروژه‌ای
- اجاره، استهلاک تجهیزات و نرم‌افزار، و هزینه‌های اداری
مثال فرضی: قرارداد شش‌ماهه با پیش‌دریافت
شرکتی قرارداد پشتیبانی شش‌ماهه‌ای به مبلغ ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان می‌بندد و کل مبلغ را روز اول می‌گیرد. در آن روز، ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان پیش‌دریافت است. پایان هر ماه، ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان از پیش‌دریافت به درآمد منتقل می‌شود. اگر هزینه‌ی نیروی انسانی این قرارداد ماهانه ۱۴٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان باشد، سود ماهانه‌ی آن ۶٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است؛ اگر همان کار با بهره‌وری کمتر ۱۹٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان هزینه ببرد، سود به ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان می‌رسد.
اگر شرکت کل ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان را در ماه اول درآمد ثبت کند، سود ماه اول بیش از واقع است و پنج ماه بعد با هزینه‌ی کامل و بدون درآمد می‌گذرند. در پایان هر دوره هم کاری که انجام شده ولی صورت‌حسابش صادر نشده، باید به درآمد همان دوره برسد.
بهای هر ساعت قابل فاکتور
قیمت‌گذاری خدمت وقتی منطقی است که بدانید هر ساعتی که به مشتری فاکتور می‌شود، چه هزینه‌ای را باید بپوشاند. همه‌ی ساعت‌های حقوق‌گرفته قابل فاکتور نیستند؛ جلسه‌ی داخلی، آموزش، پیش‌فروش و زمان بی‌کاری میان پروژه‌ها هم حقوق دارند.
| قلم | نرخ فاکتور ۷۰٪ | نرخ فاکتور ۵۰٪ |
|---|---|---|
| هزینه‌ی ماهانه‌ی کارشناس (حقوق، بیمه‌ی سهم کارفرما و سهم سربار) | ۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان | ۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان |
| ساعت کاری ماهانه | ۱۷۶ | ۱۷۶ |
| ساعت قابل فاکتور | حدود ۱۲۳ | ۸۸ |
| بهای هر ساعت قابل فاکتور | حدود ۴۸۷٬۰۰۰ تومان | حدود ۶۸۲٬۰۰۰ تومان |
با کاهش نرخ فاکتور از ۷۰٪ به ۵۰٪، بهای هر ساعت قابل فاکتور حدود ۴۰٪ بیشتر می‌شود. شرکتی که نرخ ساعتی خود را ۵۵۰٬۰۰۰ تومان گذاشته، در حالت اول سود می‌برد و در حالت دوم زیر بهای تمام‌شده کار می‌کند، بی‌آنکه فروشش تغییری کرده باشد.
تکالیف رایج
شرکت خدماتی با کارمند، هر ماه لیست بیمه و فهرست مالیات حقوق دارد (فهرست کارهای ماهانه در چک‌لیست ماهانه‌ی حسابدار). اینکه یک خدمت مشمول مالیات بر ارزش افزوده است یا معاف، و آیا صورت‌حساب آن باید در سامانه‌ی مودیان صادر شود، به نوع خدمت و مقررات جاری بستگی دارد؛ وضعیت خدمت خود را پیش از تعیین قیمت و صدور صورت‌حساب از منبع رسمی بررسی کنید.
خطاهای رایج
- پیش‌دریافت در روز دریافت درآمد ثبت می‌شود.
- کار انجام‌شده‌ی فاکتورنشده در پایان دوره جا می‌افتد.
- حق بیمه‌ی سهم کارفرما و ذخیره‌ی مزایای پایان خدمت در بهای نیروی انسانی دیده نمی‌شوند و خدمت ارزان‌تر از بهایش قیمت‌گذاری می‌شود.
- نرخ خدمت از روی قیمت رقیب تعیین می‌شود، نه بهای ساعت کار خود شرکت.
- هزینه‌ی پیمانکار فرعی یک پروژه در هزینه‌های عمومی گم می‌شود.
برای محاسبه‌ی هزینه‌ی کامل یک نفر، ابزار حقوق و دستمزد در دسترس است. اگر بهای هر خدمت یا هر ساعت کار روشن نیست، خدمت محاسبه و استقرار بهای تمام‌شده ویراف برای همین کار است.