بیشتر کار ماهانه‌ی حسابداری تکراری است: ثبت اسناد، مغایرت‌گیری، تراز ماهانه، لیست حقوق و بیمه و تکالیفی که مهلت قانونی دارند. این فهرست کارها را به ترتیب انجام و برای هر کار شاهدی تعریف می‌کند که نشان دهد کار واقعاً تمام شده است. تاریخ هیچ مهلت قانونی در این مقاله نیامده، چون مهلت‌ها با قانون، بخشنامه و تمدیدها تغییر می‌کنند؛ آن‌ها را از تقویم مالیاتی و منبع رسمی هر سازمان بگیرید.
در طول ماه: ثبت و بایگانی
- فاکتورهای خرید و فروش، دریافت‌ها و پرداخت‌ها را حداکثر چند روز پس از وقوع ثبت کنید و مدرک هر سند را پیوست کنید.
- اگر مشمول سامانه‌ی مودیان هستید، صورت‌حساب‌های فروش را در همان سامانه صادر کنید و صورت‌حساب‌هایی را که فروشندگان برای شما در کارپوشه فرستاده‌اند، بررسی و تأیید یا رد کنید.
- تنخواه‌ها را هر بار که رسیدها می‌رسد تسویه کنید، نه فقط پایان ماه.
پایان ماه: کنترل‌ها
| کار | شاهد انجام |
|---|---|
| قطعی‌کردن سندهای موقت ماه | هیچ سند موقتی با تاریخ این ماه نمانده است. |
| مغایرت‌گیری بانکی برای هر حساب بانکی | صورت مغایرت با دو مانده‌ی تعدیل‌شده‌ی برابر و فهرست قلم‌های باز |
| تطبیق مانده‌ی مشتریان و تأمین‌کنندگان اصلی | جدول سنی مطالبات و فهرست اختلاف‌های پیگیری‌شده |
| ثبت‌های اصلاحی ماهانه، مانند استهلاک و سهم پیش‌پرداخت‌ها | سندهای اصلاحی ماه ثبت و قطعی شده‌اند. |
| تراز آزمایشی ماه | هیچ حسابی مانده‌ی برخلاف ماهیت ندارد و حساب‌های واسط صفر یا توضیح‌داده‌شده‌اند. |
| مقایسه‌ی سرفصل‌های هزینه با ماه قبل | هر تغییر بزرگ یک توضیح نوشته دارد. |
حقوق، بیمه و مالیات حقوق
- کارکرد، اضافه‌کاری، مرخصی و مأموریت هر نفر را از واحد مربوط بگیرید و تأییدشده نگه دارید.
- لیست حقوق را محاسبه کنید: حقوق و مزایا، کسورات، مالیات حقوق و سهم بیمه‌ی کارمند. برای کنترل محاسبه‌ی یک نفر، ابزار حقوق و دستمزد و ابزار مالیات حقوق در دسترس‌اند.
- سند حقوق را ثبت کنید: هزینه‌ی حقوق، حق بیمه‌ی سهم کارفرما، و بدهی‌های حقوق پرداختنی، مالیات حقوق پرداختنی و بیمه‌ی پرداختنی.
- لیست بیمه را برای سازمان تأمین اجتماعی و فهرست مالیات حقوق را برای سازمان امور مالیاتی در مهلت هر کدام ارسال کنید.
- مالیات و حق بیمه‌ی کسرشده را در مهلت پرداخت کنید و رسید ارسال و پرداخت را کنار لیست نگه دارید.
تکالیف مهلت‌دار
برای هر تکلیف مهلت‌دار، در ابتدای سال یک ردیف در تقویم کاری بسازید: نام تکلیف، مرجع، مهلت طبق آخرین اطلاعیه‌ی رسمی و نام مسئول. هر بار که تمدیدی اعلام می‌شود، همان ردیف را به‌روز کنید. تکالیف رایج ماهانه و فصلی عبارت‌اند از فهرست مالیات حقوق، لیست بیمه، و در صورت شمول، اظهارنامه‌ی مالیات بر ارزش افزوده و گزارش‌های فصلی معاملات.
خطاهای رایج
- سندها تا پایان ماه انباشته می‌شوند و مدارک برخی پرداخت‌ها دیگر پیدا نمی‌شود.
- مغایرت بانکی چند ماه عقب می‌افتد.
- مهلت‌ها از روی حافظه یا تقویم سال قبل پیگیری می‌شوند.
- لیست حقوق ارسال می‌شود، اما سند حقوق در دفاتر ثبت نمی‌شود و بدهی مالیات و بیمه در ترازنامه دیده نمی‌شود.
برای کارهای پایان سال، چک‌لیست بستن سال مالی را ببینید. اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌ها منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.