سند حسابداری ثبت رسمی یک رویداد مالی است: تاریخ، شرح، حساب‌هایی که بدهکار و بستانکار می‌شوند و مبلغ هر کدام. در هر سند جمع بدهکار با جمع بستانکار برابر است و سند به مدرکی مانند فاکتور، رسید یا قرارداد تکیه دارد. هر عددی که در دفتر کل، تراز و صورت‌های مالی دیده می‌شود، از جمع همین سندها آمده است.
بدهکار و بستانکار یعنی چه
در حسابداری، بدهکار و بستانکار معنای روزمره‌ی «بدهی داشتن» و «طلب داشتن» را ندارند. این دو، دو ستون هر ثبت‌اند: ستون راست بدهکار و ستون چپ بستانکار. اینکه افزایش یک حساب در کدام ستون ثبت شود، به گروه آن حساب بستگی دارد:
| گروه حساب | افزایش | کاهش | مانده‌ی عادی |
|---|---|---|---|
| دارایی | بدهکار | بستانکار | بدهکار |
| هزینه | بدهکار | بستانکار | بدهکار |
| بدهی | بستانکار | بدهکار | بستانکار |
| حقوق مالکانه | بستانکار | بدهکار | بستانکار |
| درآمد | بستانکار | بدهکار | بستانکار |
این جدول از معادله‌ی حسابداری می‌آید: دارایی = بدهی + حقوق مالکانه. هر رویداد دو طرف معادله را به یک اندازه تغییر می‌دهد، پس هر سند دست‌کم یک ردیف بدهکار و یک ردیف بستانکار با جمع برابر دارد. خرید نقدی کالا را در نظر بگیرید: موجودی کالا که دارایی است زیاد می‌شود و بدهکار می‌شود؛ بانک که آن هم دارایی است کم می‌شود و بستانکار می‌شود.
اجزای یک سند کامل
- شماره و تاریخ سند
- برای هر ردیف: کد و نام حساب در سطح کل، معین و در صورت نیاز تفصیلی، طبق کدینگ حساب‌ها.
- شرح هر ردیف، به‌گونه‌ای که بدون پرسیدن از تهیه‌کننده معلوم باشد رویداد چه بوده است.
- مبلغ بدهکار یا بستانکار هر ردیف و جمع برابر دو ستون
- پیوست مدارک پشتوانه و نام تهیه‌کننده و تأییدکننده
انواع سند در یک دوره‌ی مالی
- سند افتتاحیه: نخستین سند دوره که مانده‌ی حساب‌های دائمی پایان دوره‌ی قبل را باز می‌کند.
- سند عادی: ثبت رویدادهای جاری مانند خرید، فروش، دریافت و پرداخت.
- سند اصلاحی: تصحیح ثبت اشتباه قبلی؛ پس از قطعی‌شدن سند، خطا با سند جدید اصلاح می‌شود، نه با حذف یا ویرایش سند اول، تا مسیر تغییر قابل پیگیری بماند.
- سند تعدیلی پایان دوره: ثبت‌های اصلاحی مانند استهلاک، پیش‌پرداخت‌ها و هزینه‌های تحقق‌یافته‌ی پرداخت‌نشده.
- سند بستن حساب‌های موقت: انتقال مانده‌ی درآمدها و هزینه‌ها به سود و زیان دوره و از آنجا به حقوق مالکانه
- سند اختتامیه: بستن مانده‌ی حساب‌های دائمی در پایان سال؛ همین مانده‌ها با سند افتتاحیه‌ی سال بعد دوباره باز می‌شوند.
بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری سند را ابتدا موقت نگه می‌دارند تا قابل ویرایش باشد و پس از بررسی قطعی می‌کنند. سندی که موقت مانده، بسته به تنظیم نرم‌افزار ممکن است در گزارش‌ها نیاید و مانده‌ها را ناقص نشان دهد.
مثال فرضی: فروش نسیه و وصول آن
| سند و حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| سند ۱، روز فروش: حساب‌های دریافتنی | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سند ۱، روز فروش: فروش | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سند ۲، روز وصول: بانک | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سند ۲، روز وصول: حساب‌های دریافتنی | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
روز فروش، درآمد ثبت می‌شود و طلب از مشتری به‌عنوان دارایی ساخته می‌شود؛ هنوز پولی نیامده است. روز وصول، طلب به پول بانک تبدیل می‌شود و درآمد تازه‌ای ثبت نمی‌شود. پس از هر دو سند، مانده‌ی حساب‌های دریافتنی این مشتری صفر است.
خطاهای رایج
- طرف بدهکار و بستانکار جابه‌جا نوشته می‌شود؛ سند متوازن است، اما مانده‌ی هر دو حساب به اندازه‌ی دو برابر مبلغ اشتباه می‌شود.
- رویداد بدون مدرک پشتوانه ثبت می‌شود.
- سند قطعی حذف یا ویرایش می‌شود و دیگر معلوم نیست چه چیزی و چرا تغییر کرده است.
- وصول طلب دوباره به‌عنوان فروش ثبت می‌شود و درآمد دو بار شناسایی می‌شود.
- سندها ماه‌ها در حالت موقت می‌مانند و گزارش‌ها ناقص‌اند.
اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌ها منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.