حساب‌های دریافتنی طلب کسب‌وکار از مشتریانی است که کالا یا خدمت را گرفته‌اند و هنوز پولش را نداده‌اند؛ دارایی است. حساب‌های پرداختنی بدهی کسب‌وکار به تأمین‌کنندگانی است که از آن‌ها نسیه خریده؛ بدهی است. فروش نسیه همان روز درآمد و سود می‌سازد، اما تا وصول نشود پولی به حساب نمی‌آورد. به همین دلیل کنترل مطالبات، بیش از هر گزارش دیگری، فاصله‌ی سود و نقد را توضیح می‌دهد.
در دفاتر ایرانی معمولاً طلبی که چک یا سفته پشتوانه‌اش است، از طلب بدون سند جدا و با نام «اسناد دریافتنی» نگهداری می‌شود و چک‌های صادرشده هم در «اسناد پرداختنی». در ترازنامه این دو اغلب با هم و با عنوان «حساب‌ها و اسناد دریافتنی» یا «پرداختنی» می‌آیند.
دوره‌ی وصول مطالبات
دوره‌ی وصول مطالبات نشان می‌دهد فروش نسیه به‌طور میانگین چند روز بعد به پول تبدیل می‌شود:
دوره‌ی وصول مطالبات (روز) = مانده‌ی حساب‌های دریافتنی ÷ فروش نسیه‌ی سالانه × ۳۶۵
اگر فروش نسیه‌ی سالانه ۳٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان و مانده‌ی دریافتنی ۵۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان باشد، دوره‌ی وصول حدود ۶۱ روز است. اگر شرط فروش با مشتریان ۳۰ روزه است، مشتریان به‌طور میانگین یک ماه دیرتر از موعد پرداخت می‌کنند. مانده‌ی پایان سال ممکن است نماینده‌ی کل سال نباشد؛ در کسب‌وکار فصلی میانگین مانده‌ی ماهانه را به کار ببرید.
جدول سنی مطالبات
جدول سنی، مانده‌ی هر مشتری را بر اساس مدتی که از سررسیدش گذشته دسته‌بندی می‌کند. میانگین دوره‌ی وصول ممکن است قابل قبول باشد در حالی که چند مشتری بزرگ ماه‌هاست پرداخت نکرده‌اند؛ جدول سنی همین را نشان می‌دهد. شرط تهیه‌ی آن، تعریف حساب تفصیلی جدا برای هر مشتری در کدینگ حساب‌ها و ثبت تاریخ سررسید هر فروش است.
ذخیره‌ی کاهش ارزش مطالبات
بخشی از مطالبات هیچ‌وقت وصول نمی‌شود. به‌جای اینکه منتظر بمانیم تا طلبی قطعاً سوخت شود، برآورد بخش غیرقابل وصول در پایان دوره به‌عنوان هزینه ثبت و در حساب کاهنده‌ای به نام ذخیره‌ی مطالبات مشکوک‌الوصول یا ذخیره‌ی کاهش ارزش مطالبات نگهداری می‌شود. رایج‌ترین مبنای برآورد، همان جدول سنی است: هرچه طلب قدیمی‌تر، درصد برآوردشده‌ی سوخت بیشتر.
| مدت گذشته از سررسید | مانده | درصد برآوردی سوخت | ذخیره |
|---|---|---|---|
| سررسیدنشده | ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۱٪ | ۳٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| ۱ تا ۳۰ روز | ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۳٪ | ۳٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| ۳۱ تا ۹۰ روز | ۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۱۰٪ | ۶٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| بیش از ۹۰ روز | ۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۴۰٪ | ۱۶٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| جمع | ۵۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
سند پایان سال: هزینه‌ی کاهش ارزش مطالبات ۲۸٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان بدهکار و ذخیره‌ی مطالبات مشکوک‌الوصول ۲۸٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان بستانکار؛ در ترازنامه، حساب‌های دریافتنی به مبلغ خالص ۴۷۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان نشان داده می‌شوند. اگر ذخیره‌ای از سال قبل مانده باشد، فقط تفاوت آن تا ۲۸٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان ثبت می‌شود. وقتی طلبی قطعاً سوخت شد، از محل ذخیره حذف می‌شود و هزینه‌ی تازه‌ای نمی‌سازد.
حساب‌های پرداختنی
خرید نسیه در عمل تأمین مالی کوتاه‌مدت از تأمین‌کننده است: کالا را امروز می‌گیرید و پولش را بعداً می‌دهید. برای برنامه‌ریزی نقد، سررسید پرداختنی‌ها را کنار سررسید دریافتنی‌ها بگذارید. اگر مشتریان به‌طور میانگین ۶۱ روزه می‌پردازند و تأمین‌کنندگان ۳۰ روزه پول می‌خواهند، حدود یک ماه باید از منبع دیگری تأمین شود.
خطاهای رایج
- برای مشتریان حساب تفصیلی جدا تعریف نمی‌شود و مانده‌ی هر مشتری فقط با جست‌وجوی سندها معلوم می‌شود.
- تاریخ سررسید فروش ثبت نمی‌شود و جدول سنی بر اساس تاریخ فاکتور ساخته می‌شود.
- ذخیره‌ی کاهش ارزش شناسایی نمی‌شود و دارایی و سود بیش از واقع نشان داده می‌شوند.
- به مشتری‌ای که مطالبات قدیمی‌اش وصول نشده، بدون سقف اعتبار دوباره نسیه فروخته می‌شود.
- مانده‌ی تأمین‌کنندگان با صورت‌حساب آن‌ها تطبیق داده نمی‌شود و اختلاف‌ها در زمان تسویه پیدا می‌شوند.
اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌ها منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.