اتوماسیون مالی یعنی کاری که تا امروز دستی انجام می‌شده، با یک قاعده‌ی نوشته‌شده به سیستم سپرده شود: ثبت تکراری، تطبیق بانک، محاسبه‌ی حقوق، صدور صورت‌حساب یا تهیه‌ی گزارش دوره‌ای. تصمیم‌هایی مانند قیمت‌گذاری یا قضاوت درباره‌ی یک موضوع مالیاتی پیچیده خودکار نمی‌شوند. نامزد خوب برای خودکارسازی کاری است که تکرار می‌شود، ورودی و خروجی مشخص دارد و خطای آن پرهزینه است.
اتوماسیون با دیجیتالی‌کردن یکی نیست. اسکن فاکتور و نگهداری آن در یک پوشه دیجیتالی‌کردن است. وقتی ثبت فروش خودکار صورت‌حساب بسازد، سند حسابداری بزند و در گزارش فروش بنشیند، کار دستی میانه‌ی فرایند حذف شده است.
فرایندهایی که معمولاً نامزد اول‌اند
| فرایند | بخش خودکار | بخشی که انسانی می‌ماند |
|---|---|---|
| حقوق و دستمزد | محاسبه‌ی حقوق، کسورات، بیمه و مالیات از روی کارکرد | تأیید کارکرد و بازبینی استثناها |
| تطبیق بانکی | جفت‌کردن تراکنش‌های بانک و دفتر با مبلغ و تاریخ | بررسی قلم‌های بی‌جفت |
| صورت‌حساب فروش | ساخت صورت‌حساب و سند از روی سفارش | کنترل مشخصات خریدار و موارد خاص |
| گزارش دوره‌ای | تهیه‌ی گزارش و داشبورد از داده‌ی ثبت‌شده | تفسیر و تصمیم |
| یادآور سررسیدها | هشدار سررسید چک، اقساط و تکالیف مهلت‌دار | اقدام بر اساس هشدار |
ترتیب شروع
- یک ماه کارهای تکراری تیم مالی را ثبت کنید: چه کاری، چند بار، چقدر زمان و چند خطا.
- داده‌ی پایه را یکدست کنید: کدینگ حساب‌ها، فهرست مشتریان و تأمین‌کنندگان و کد کالاها. مشتری‌ای که با سه نام ثبت شده، هر گزارش خودکار را خراب می‌کند.
- فرایندی را انتخاب کنید که پرتکرار است، قاعده‌ی روشن دارد و خروجی‌اش قابل بازبینی است؛ مثلاً محاسبه‌ی ماهانه‌ی حقوق یا تطبیق بانک.
- قاعده را مکتوب کنید و چند دوره خروجی سیستم را کنار محاسبه‌ی دستی بگذارید تا اختلاف‌ها روشن شوند.
- زمان و خطای پیش و پس از تغییر را بسنجید و فقط بعد از آن سراغ فرایند بعدی بروید.
مثال فرضی: ارزش خودکارسازی حقوق
| قلم | دستی | خودکار با بازبینی |
|---|---|---|
| زمان برای هر نفر در ماه | ۱۵ دقیقه | ۳ دقیقه |
| زمان ماهانه برای ۲۰ نفر | ۵ ساعت | ۱ ساعت |
| زمان سالانه | ۶۰ ساعت | ۱۲ ساعت |
| هزینه‌ی سالانه با ۲۰۰٬۰۰۰ تومان برای هر ساعت | ۱۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان | ۲٬۴۰۰٬۰۰۰ تومان |
زمان این کار ۸۰٪ کم شده، اما صرفه‌جویی سالانه در این مثال حدود ۹٬۶۰۰٬۰۰۰ تومان است؛ رقمی که به‌تنهایی خرید یا ساخت یک سیستم گران را توجیه نمی‌کند. ارزش اصلی جای دیگری است: خطای پلکان مالیات یا سهم بیمه در محاسبه‌ی دستی هر ماه ممکن است تکرار شود، اما قاعده‌ای که یک بار درست تنظیم و آزموده شده، همان خطا را تکرار نمی‌کند. سنجش ارزش اتوماسیون باید تعداد و هزینه‌ی خطاها را هم در بر بگیرد، نه فقط ساعت‌های آزادشده.
خطاهای رایج
- نرم‌افزار پیش از شناخت فرایند و نیاز خریده می‌شود.
- کار از پیچیده‌ترین فرایند شروع می‌شود و نتیجه‌ی قابل سنجشی دیر یا هرگز دیده نمی‌شود.
- بازبینی انسانی کاملاً حذف می‌شود، حتی در ماه‌های اول و پس از تغییر قوانین.
- قاعده‌ها فقط در ذهن یک نفر است و با رفتن او کسی نمی‌داند سیستم چه می‌کند.
برای کنترل خروجی سیستم حقوق، ابزار حقوق و دستمزد و ابزار مالیات حقوق در دسترس‌اند. طراحی و پیاده‌سازی خودکارسازی روی فرایندهای خود کسب‌وکار، کار خدمت اتوماسیون فرایندهای مالی ویراف است.