هر کسب‌وکاری که حقوق و دستمزد پرداخت می‌کند، یک تکلیف ماهانه مهم دارد: محاسبه مالیات حقوق کارکنان، تنظیم «لیست مالیات حقوق» و ارسال آن به سازمان امور مالیاتی همراه با پرداخت مالیات کسرشده. این کار صرفا یک کار اداری ساده نیست؛ کارفرما در اینجا نقش «مکلف به کسر و ایصال» را دارد، یعنی مالیات را از حقوق کارمند کم می‌کند و به‌جای او به دولت می‌پردازد. تأخیر یا خطا در این فرایند، جریمه و مسئولیت را متوجه خود کارفرما می‌کند، نه کارمند. در این مقاله با همان الگوی چهارمنبعه ویراف — مبنای قانونی، مرجع رسمی، تحلیل کاربردی و مثال — روشن می‌کنیم چه کسی، چه عددی، در چه موعدی و چگونه باید لیست مالیات حقوق را ثبت و ارسال کند.
۱) مبنای قانونی
مبنای اصلی مالیات حقوق، فصل مربوط به «مالیات بر درآمد حقوق» در «قانون مالیات‌های مستقیم» است. بر اساس ماده ۸۲ این قانون، درآمدی که شخص حقیقی در خدمت دیگری (کارفرما) و در قبال تسلیم نیروی کار خود بابت اشتغال دریافت می‌کند، مشمول مالیات بر درآمد حقوق است. ماده ۸۳ نیز اجزای درآمد مشمول حقوق (مزایای مستمر و غیرمستمر) را مشخص می‌کند.