هر کارفرمایی که به کارکنان خود حقوق و مزایا می‌پردازد، مکلف است مالیات حقوق آن‌ها را در همان زمان پرداخت کسر کند و فهرست (لیست) آن را همراه با مبلغ کسرشده به سازمان امور مالیاتی تسلیم کند. این یک تکلیف ماهانه است؛ یعنی برای هر ماه که حقوق پرداخت می‌کنید، باید یک لیست مالیات حقوق جداگانه ارسال شود. قاعده کلی مهلت ساده است: لیست و مالیات هر ماه را باید حداکثر تا پایان ماه بعد ارسال و پرداخت کنید. اگر صاحب کسب‌وکار، مدیر یا حسابدار هستید، از دست رفتن این مهلت جریمه‌ای دارد که معمولا بخشیده نمی‌شود؛ به همین دلیل بهتر است این کار را جزو کارهای ثابت پایان هر ماه قرار دهید. در ادامه، با همان الگوی چهارمنبعه ویراف — مبنای قانونی، مرجع رسمی، تحلیل کاربردی و مثال — موضوع را روشن می‌کنیم.
۱) مبنای قانونی
مبنای اصلی این تکلیف، «قانون مالیات‌های مستقیم» است. بر پایه ماده ۸۶ این قانون، پرداخت‌کنندگان حقوق (کارفرمایان) موظف‌اند هنگام پرداخت یا تخصیص حقوق، مالیات متعلق را بر اساس نرخ‌های ماده ۸۵ محاسبه و کسر کنند و حداکثر تا پایان ماه بعد، ضمن تسلیم فهرستی شامل نام و نشانی دریافت‌کنندگان حقوق و میزان آن، مالیات کسرشده را به اداره امور مالیاتی محل پرداخت کنند. به‌بیان ساده، مهلت قانونی برای لیست هر ماه «تا پایان ماه بعد» است؛ مثلا لیست حقوق فروردین تا پایان اردیبهشت.