خیلی از کسب‌وکارها این دو اصطلاح را هم‌معنی می‌دانند، اما «فاکتور رسمی» و «صورتحساب الکترونیکی» دقیقا یکی نیستند. فاکتور رسمی، سند فروش است که همه اقلام قانونی (مشخصات فروشنده و خریدار، شناسه کالا/خدمت، مبلغ و مالیات بر ارزش افزوده) را دارد و می‌تواند کاغذی یا الکترونیکی باشد. اما «صورتحساب الکترونیکی» شکل خاصی از همان فاکتور است که باید در «سامانه مودیان» سازمان امور مالیاتی ثبت شود و «شماره منحصربه‌فرد مالیاتی» بگیرد. این تفاوت را درست بفهمید، چون از آن، هم اعتبار مالیاتی خرید شما و هم پذیرفته‌شدن هزینه‌هایتان تعیین می‌شود. در ادامه مبنای قانونی، مرجع راستی‌آزمایی، کاربرد عملی و یک چک‌لیست می‌آوریم.
۱) مبنای قانونی
ستون فقرات این موضوع، «قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان» است. این قانون مودیان را موظف می‌کند صورتحساب فروش خود را به‌صورت الکترونیکی صادر و در سامانه مودیان ثبت کنند تا صورتحساب «شماره منحصربه‌فرد مالیاتی» بگیرد و معتبر شناخته شود. در کنار آن، «قانون مالیات بر ارزش افزوده» (مصوب ۱۴۰۰) تکلیف درج و وصول مالیات بر ارزش افزوده روی فاکتور را روشن کرده است؛ نرخ عمومی مالیات بر ارزش افزوده ۱۰٪ است که فروشنده روی مبلغ کالا/خدمت اضافه می‌کند.