حسابداری فروشگاه آنلاین بر همان پایه‌ی حسابداری بازرگانی است: موجودی کالا، بهای تمام‌شده و سود ناخالص. سه چیز آن را متفاوت می‌کند: پول از درگاه پرداخت یا شرکت حمل با تأخیر و پس از کسر کارمزد می‌رسد؛ هزینه‌ی ارسال و بسته‌بندی بخشی از هر سفارش است؛ و مرجوعی معمولاً بیشتر از فروش حضوری است. اگر این سه جدا ثبت نشوند، فروشگاه ممکن است فروش بالا و سود واقعی بسیار کمی داشته باشد.
حساب واسط درگاه
مبلغی که مشتری می‌پردازد با مبلغی که به حساب فروشگاه می‌نشیند یکی نیست. فروش به مبلغ کامل ثبت می‌شود و طرف مقابل آن حساب واسطی مانند «وجوه تسویه‌نشده‌ی درگاه» است. وقتی درگاه تسویه می‌کند، بانک بدهکار، کارمزد درگاه به‌عنوان هزینه بدهکار و حساب واسط بستانکار می‌شود. همین روش برای وجه پرداخت در محل که شرکت حمل وصول می‌کند و برای فروش در بازارگاه‌های اینترنتی که پس از کسر کمیسیون تسویه می‌کنند، به کار می‌رود؛ برای هر طرف تسویه یک حساب تفصیلی جدا تعریف کنید.
ثبت مرجوعی
- برگشت از فروش بدهکار و حساب واسط یا بانک بستانکار، به مبلغی که به مشتری برمی‌گردد.
- اگر کالا سالم برگشته، به موجودی برمی‌گردد و بهای تمام‌شده‌ی آن فروش برگشت می‌خورد؛ اگر معیوب است، کسری یا ضایعات ثبت می‌شود.
- اگر برای فروش صورت‌حساب صادر شده و مالیات بر ارزش افزوده گرفته شده، برگشت آن هم باید طبق مقررات جاری اصلاح شود.
- هزینه‌ی ارسال رفت و برگشت کالای مرجوعی، هزینه‌ی واقعی فروشگاه است و جدا ثبت می‌شود.
مثال فرضی: سود واقعی هر سفارش
| قلم | مبلغ |
|---|---|
| مبلغ سفارش بدون مالیات بر ارزش افزوده | ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| بهای تمام‌شده‌ی کالا | (۷۰۰٬۰۰۰) |
| کارمزد درگاه | (۲۰٬۰۰۰) |
| ارسال پرداختی فروشگاه | (۵۰٬۰۰۰) |
| بسته‌بندی | (۱۰٬۰۰۰) |
| سود یک سفارش تحویل‌شده | ۲۲۰٬۰۰۰ |
| هزینه‌ی یک سفارش مرجوعی: ارسال رفت و برگشت، بسته‌بندی و کارمزد برگشت‌نخورده | (۱۳۰٬۰۰۰) |
| سود ۱۰ سفارش با ۱ مرجوعی: ۹ × ۲۲۰٬۰۰۰ − ۱۳۰٬۰۰۰ | ۱٬۸۵۰٬۰۰۰ |
| میانگین سود هر سفارش |
حاشیه‌ی ناخالص ۳۰٪ است، اما میانگین سود هر سفارش پس از ارسال، کارمزد و مرجوعی ۱۸٫۵٪ مبلغ سفارش است. اگر فروشگاه ارسال رایگان را برای سفارش‌های کوچک‌تر هم فعال کند، ۵۰٬۰۰۰ تومان ارسال سهم بیشتری از سود هر سفارش را می‌برد. تصمیم درباره‌ی ارسال رایگان، حداقل مبلغ سفارش و قیمت را روی همین عدد بگیرید، نه روی حاشیه‌ی ناخالص.
تکالیف مالیاتی
فروش اینترنتی از نظر مالیات بر درآمد، مالیات بر ارزش افزوده و صدور صورت‌حساب در سامانه‌ی مودیان همان قواعد عمومی را دارد که به نوع کسب‌وکار، کالا و میزان فروش بستگی دارند. چون همه‌ی تراکنش‌های درگاه ثبت‌شده‌اند، فروش اظهارشده باید با گزارش درگاه‌ها قابل تطبیق باشد. تکالیف اظهارنامه‌ی این کسب‌وکارها در اظهارنامه‌ی مالیاتی فروشگاه‌های اینترنتی بررسی شده است؛ محاسبه‌ی ارزش افزوده‌ی یک صورت‌حساب با ابزار ارزش افزوده ممکن است.
خطاهای رایج
- فروش به مبلغ خالص تسویه‌ی درگاه ثبت می‌شود و کارمزد از دفاتر پنهان می‌ماند.
- حساب واسط درگاه وجود ندارد و تراکنش ناموفق یا تسویه‌نشده گم می‌شود.
- مرجوعی فقط در سامانه‌ی فروشگاه ثبت می‌شود و به دفاتر حسابداری نمی‌رسد.
- مالیات بر ارزش افزوده‌ای که از مشتری گرفته شده، جزء فروش ثبت می‌شود.
- با گردش سریع کالا، انبارگردانی کنار گذاشته می‌شود و اختلاف موجودی سایت با انبار بزرگ می‌شود.
اگر ثبت فروش، تسویه‌ی درگاه و انبار منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.