شرکت بازرگانی کالا را می‌خرد، نگه می‌دارد و بدون تغییر ساخت می‌فروشد. حسابداری آن حول موجودی کالا می‌چرخد: سود ناخالص برابر فروش منهای بهای تمام‌شده‌ی کالای فروش‌رفته است و بهای تمام‌شده به موجودی پایان دوره بستگی دارد. اگر بهای خرید کامل ثبت نشود یا موجودی درست شمرده نشود، سود ناخالص و به دنبال آن سود مشمول مالیات نادرست است.
حساب‌های اصلی
- موجودی کالا، با حساب تفصیلی یا کد کالا برای هر قلم یا گروه
- خرید یا ورود به موجودی، شامل هزینه‌ی حمل تا انبار و منهای برگشت و تخفیف خرید
- فروش، برگشت از فروش و تخفیف‌های فروش، هر کدام جدا تا فروش خالص معلوم باشد.
- بهای تمام‌شده‌ی کالای فروش‌رفته
- حساب‌ها و اسناد دریافتنی و پرداختنی تجاری، با تفصیلی برای هر مشتری و تأمین‌کننده
- مالیات بر ارزش افزوده‌ی فروش و خرید، جدا از فروش و بهای کالا
مالیات بر ارزش افزوده‌ای که همراه فروش از مشتری گرفته می‌شود درآمد نیست و بدهی به سازمان امور مالیاتی است. اگر در حساب فروش ثبت شود، فروش و سود بیش از واقع دیده می‌شوند. شرایط استفاده از اعتبار مالیات خرید، از جمله نوع صورت‌حساب لازم، در چرا فاکتور غیرالکترونیکی اعتبار مالیاتی ندارد بررسی شده است.
ثبت دائمی یا ادواری موجودی
در ثبت دائمی، هر رسید و حواله‌ی انبار موجودی را به‌روز می‌کند و بهای تمام‌شده‌ی هر فروش همان لحظه ثبت می‌شود؛ مانده‌ی هر کالا همیشه معلوم است. در ثبت ادواری، بهای تمام‌شده فقط پایان دوره و پس از انبارگردانی محاسبه می‌شود. برای بازرگانی‌ای که کالای متنوع و گردش زیاد دارد، ثبت دائمی با کدینگ کالا تنها راه دانستن سود هر گروه کالا در طول سال است. روش قیمت‌گذاری موجودی، مانند میانگین موزون یا اولین صادره از اولین وارده، را هم از سالی به سال دیگر بدون دلیل عوض نکنید.
مثال فرضی: از خرید تا گردش کالا
| قلم | مبلغ یا نسبت |
|---|---|
| موجودی ابتدای سال | ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| خرید خالص | ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| موجودی پایان سال طبق انبارگردانی | ۲۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| بهای تمام‌شده‌ی کالای فروش‌رفته | ۷۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| فروش خالص | ۹۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| سود ناخالص | ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| حاشیه‌ی سود ناخالص | حدود ۲۱٪ |
| میانگین موجودی | ۲۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| گردش موجودی (بهای تمام‌شده ÷ میانگین موجودی) |
کالا به‌طور میانگین حدود ۱۱۰ روز در انبار می‌ماند. اگر تأمین‌کنندگان ۶۰ روزه پول می‌گیرند و مشتریان ۳۰ روزه می‌پردازند، هر فروش حدود ۸۰ روز نقد شرکت را درگیر می‌کند. اگر موجودی پایان سال به اشتباه ۲۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان شمرده شود، بهای تمام‌شده ۷۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ و سود ناخالص ۱۷۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان می‌شود؛ خطای ۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومانی انبار دقیقاً همین مبلغ از سود کم کرده است.
خطاهای رایج
- مالیات بر ارزش افزوده‌ی فروش در حساب فروش ثبت می‌شود.
- هزینه‌ی حمل کالای خریداری‌شده به هزینه‌های عمومی می‌رود و در بهای کالا نمی‌نشیند.
- برگشت از فروش ثبت نمی‌شود و کالای برگشتی به موجودی اضافه نمی‌شود.
- موجودی دفتری بدون شمارش واقعی مبنا قرار می‌گیرد و کسری انبار پنهان می‌ماند.
- کالای راکد و آسیب‌دیده با بهای کامل در موجودی پایان سال می‌ماند.
محاسبه‌ی مالیات بر ارزش افزوده‌ی یک صورت‌حساب با ابزار ارزش افزوده ممکن است. اگر ثبت اسناد و انبار منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.