تنخواه‌گردان مبلغ مشخصی است که در اختیار یک نفر، تنخواه‌دار، گذاشته می‌شود تا پرداخت‌های خرد و فوری مانند ایاب‌وذهاب، لوازم اداری جزئی یا هزینه‌ی پست را انجام دهد. تنخواه‌دار رسید هزینه‌ها را جمع می‌کند و به واحد مالی تحویل می‌دهد؛ واحد مالی هزینه‌ها را ثبت و همان مبلغ را دوباره به تنخواه برمی‌گرداند. در هر لحظه، نقد باقی‌مانده به‌علاوه‌ی رسیدهای تسویه‌نشده باید با سقف تنخواه برابر باشد.
تنخواه همیشه اسکناس در کشو نیست. گاهی مبلغ تنخواه روی کارت بانکی تنخواه‌دار قرار می‌گیرد؛ در این حالت گردش کارت جای شمارش صندوق را می‌گیرد و باید با رسیدها تطبیق داده شود.
روش سپرده‌ی ثابت
در روش سپرده‌ی ثابت، حساب تنخواه‌گردان در دفاتر فقط هنگام ایجاد یا تغییر سقف تغییر می‌کند. پرداخت‌های روزمره در لحظه‌ی پرداخت ثبت نمی‌شوند؛ هنگام تسویه، هزینه‌ها یک‌جا در سرفصل‌های مربوط ثبت می‌شوند و مبلغی برابر آن‌ها از بانک به تنخواه‌دار پرداخت می‌شود. برخی مجموعه‌ها روش دیگری دارند و هر پرداخت را هنگام تسویه از مانده‌ی تنخواه کم می‌کنند؛ آنچه در ادامه آمده برای روش سپرده‌ی ثابت است.
مثال فرضی: ایجاد، تسویه و تغییر سقف
سقف تنخواه ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است. در دوره ۳٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان ایاب‌وذهاب، ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان لوازم اداری و ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان پذیرایی پرداخت شده، رسیدها ۷٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است و در صندوق ۲٬۸۰۰٬۰۰۰ تومان مانده؛ یعنی ۲۰۰٬۰۰۰ تومان کسری. پس از تسویه، سقف به ۱۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان افزایش می‌یابد.
| رویداد | بدهکار | بستانکار | مبلغ |
|---|---|---|---|
| ایجاد تنخواه | تنخواه‌گردان | بانک | ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| تسویه: ایاب‌وذهاب | هزینه‌ی ایاب‌وذهاب | ۳٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| تسویه: لوازم اداری | هزینه‌ی لوازم اداری | ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ | |
| تسویه: پذیرایی | هزینه‌ی پذیرایی | ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ | |
| تسویه: کسری صندوق | کسری و اضافه‌ی صندوق یا حساب تنخواه‌دار |
پس از تسویه، نقد صندوق ۲٬۸۰۰٬۰۰۰ + ۷٬۲۰۰٬۰۰۰ = ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است و حساب تنخواه‌گردان در دفاتر هم همان ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان مانده است. پس از افزایش سقف، هر دو ۱۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان می‌شوند. کسری به تشخیص مدیریت یا از تنخواه‌دار پس گرفته می‌شود یا هزینه می‌شود؛ هر کدام باید با تأیید مکتوب باشد.
سقف و قواعد پرداخت
- سقف کل را از هزینه‌های خرد معمول میان دو تسویه به دست آورید. سقف بالا نقد بیشتری را در دست یک نفر می‌گذارد و سقف پایین تسویه‌ها را زیاد می‌کند.
- برای هر پرداخت منفرد هم سقف بگذارید تا خرید بزرگ به چند پرداخت کوچک شکسته نشود و از مسیر پرداخت رسمی عبور نکند.
- حقوق، مساعده‌ی کارکنان و خریدهای بزرگ از تنخواه پرداخت نشوند.
- هر پرداخت رسید یا فاکتور داشته باشد و تاریخ، مبلغ و دلیل پرداخت روی آن معلوم باشد.
کنترل‌ها
- کسی که رسیدها را تأیید می‌کند، خودش تنخواه‌دار نباشد.
- صندوق یا گردش کارت تنخواه گاه‌به‌گاه و بدون اطلاع قبلی شمرده و با رسیدهای تسویه‌نشده تطبیق داده شود.
- تنخواه در پایان سال مالی تسویه شود، حتی اگر نقد آن تمام نشده باشد؛ وگرنه هزینه‌های انجام‌شده به سال بعد می‌روند.
- برای هر تنخواه‌دار حساب تفصیلی جدا تعریف شود تا مانده‌ی هر نفر معلوم باشد.
خطاهای رایج
- هر پرداخت خرد جداگانه از حساب تنخواه‌گردان کم می‌شود، در حالی که مجموعه روش سپرده‌ی ثابت را انتخاب کرده است.
- کسری صندوق بی‌صدا در یکی از هزینه‌ها گم می‌شود و هیچ‌وقت پیگیری نمی‌شود.
- تنخواه ماه‌ها تسویه نمی‌شود و رسیدها گم یا ناخوانا می‌شوند.
- یک نفر هم تنخواه‌دار است و هم تأییدکننده‌ی رسیدها.
تنخواه بخشی از موجودی نقد است و کنار مغایرت‌گیری بانکی کنترل نقد را کامل می‌کند. اگر ثبت اسناد و نگهداری حساب‌ها منظم انجام نمی‌شود، خدمت حسابداری و گزارش‌گیری دوره‌ای ویراف همین کار را پوشش می‌دهد.