اشخاص حقوقی، یعنی شرکت‌ها و مؤسسات، و صاحبان مشاغل گروه اول باید دفتر روزنامه و کل نگه دارند (دفاتر قانونی). صاحبان مشاغل گروه دوم و سوم دفتر قانونی ندارند، اما باید اسناد درآمد و هزینه را به ترتیب تاریخ نگه دارند و حسب گروه، صورت یا خلاصه‌ی درآمد و هزینه تهیه کنند. این تقسیم در آیین‌نامه‌ی اجرایی ماده‌ی ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم آمده است (ماده‌ی ۲ و ماده‌ی ۶).
راهنمای تشخیص تکلیف
| گروه | چه کسی | تکلیف |
|---|---|---|
| اشخاص حقوقی | شرکت‌ها و مؤسسات | دفتر روزنامه و کل، دستی یا ماشینی |
| گروه اول به اعتبار نوع فعالیت | واردکنندگان و صادرکنندگان؛ کارخانه‌ها، واحدهای تولیدی و معادن دارای پروانه‌ی بهره‌برداری؛ هتل‌های سه‌ستاره و بالاتر؛ بیمارستان، زایشگاه، درمانگاه و کلینیک تخصصی؛ صرافی؛ فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز؛ مؤسسات حسابرسی، حسابداری، خدمات مالی، مشاوره‌ای، انفورماتیک و طراحی سیستم؛ مؤسسات حمل و نقل | دفتر روزنامه و کل، دستی یا ماشینی |
| گروه اول به اعتبار حجم | سایر صاحبان مشاغل با فروش بیش از ۳۰۰ میلیارد ریال | دفتر روزنامه و کل، دستی یا ماشینی |
| گروه دوم | فروش بیش از ۱۰۰ و تا ۳۰۰ میلیارد ریال | نگهداری اسناد درآمد و هزینه به ترتیب تاریخ و صورت درآمد و هزینه |
| گروه سوم | مشاغلی که در دو گروه دیگر نیستند | نگهداری اسناد و خلاصه‌ی درآمد و هزینه‌ی سالانه |
خطاهای رایج
- گروه مؤدی از روی سال‌های قبل فرض می‌شود و عبور از آستانه دیده نمی‌شود.
- مشاغلی که فقط خدمت ارائه می‌کنند، آستانه‌ی کامل را ملاک می‌گیرند؛ برای آن‌ها ۵۰٪ آستانه ملاک است.
- شرکت تازه‌تأسیس تحریر دفاتر سال اول را عقب می‌اندازد.
- صاحب شغلی که دفتر قانونی ندارد، اسناد هزینه را هم نگه نمی‌دارد.
مراحل پلمب در پلمب دفاتر قانونی آمده است. پلمب و تحریر دفاتر، کار خدمت پلمب و تحریر دفاتر قانونی ویراف است.
- ۱.بخشنامه‌ی اصلاح مواد ۲ و ۳ آیین‌نامه‌ی اجرایی ماده‌ی ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم — رئیس کل سازمان امور مالیاتی کشور، ۱۳۹۹/۰۸/۱۴ (qavanin.ir)، ماده‌ی ۲ (گروه‌بندی) و تبصره‌های ۱ تا ۵تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۱۶
- ۲.اصلاحیه‌ی ماده‌ی ۲ آیین‌نامه‌ی اجرایی ماده‌ی ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم — وزیر امور اقتصادی و دارایی، ۱۴۰۳/۰۲/۱۲ (qavanin.ir)، جزء ۹ بند «الف» و بند «ب» ماده‌ی ۲تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۱۶
- ۳.آیین‌نامه‌ی اجرایی ماده‌ی ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم — وزیر امور اقتصادی و دارایی، ۱۳۹۴/۱۲/۰۴ (qavanin.ir)، ماده‌ی ۶ (بندهای «الف» تا «ت»)تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۱۶