پلمب دفاتر یعنی دفتر روزنامه و دفتر کل، پیش از آنکه چیزی در آن نوشته شود، به امضای نماینده‌ی اداره‌ی ثبت برسد و این کار در تجدید سالانه‌ی هر دفتر تکرار شود (ماده‌ی ۱۱ قانون تجارت). برای مالیات، آیین‌نامه‌ی ماده‌ی ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم زمان آن را روشن کرده است: مؤدیانی که دفاتر دستی دارند، برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری استفاده می‌کنند که در طول سال قبل نزد مراجع ذی‌ربط ثبت شده‌اند (جزء ۲ بند «الف» ماده‌ی ۶). این تکلیف برای اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل گروه اول است که باید دفاتر قانونی داشته باشند.
چرا زمان پلمب مهم است
اگر دفتر پس از پایان سال پلمب می‌شد، کسب‌وکار می‌توانست ارقام سال را بعد از دانستن نتیجه بنویسد. پلمب پیش از نوشتن ثابت می‌کند که دفتر از روز اول وجود داشته و ثبت‌ها به ترتیب زمان در آن انجام شده‌اند. به همین دلیل آیین‌نامه، دفتری را که نزد مراجع ذی‌ربط ثبت نشده باشد، از موارد رد دفاتر شمرده است (جزء ۱ ماده‌ی ۱۶)، و قانون تجارت برای تخلف از ماده‌ی ۶ (داشتن دفاتر) و ماده‌ی ۱۱ (امضای دفاتر) ۳۳ تا ۲۰۰ میلیون ریال جزای نقدی تعیین کرده است (ماده‌ی ۱۵، اصلاحی ۱۴۰۳/۰۳/۳۰).
ترتیب کار
- بررسی تکلیف: شخص حقوقی هستید یا صاحب شغل در گروه مکلف (دفاتر قانونی برای چه کسانی الزامی است).
- ثبت درخواست پلمب دفاتر سال بعد در سامانه‌ی مربوط، پیش از پایان سال جاری و با فاصله‌ی کافی از مهلت
- پیگیری تا دریافت دفاتر پلمب‌شده و بایگانی مدارک درخواست و تحویل
- آغاز تحریر دفاتر از اولین روز سال، هم‌زمان با ثبت‌های نرم‌افزار حسابداری
مراحل کار با سامانه در سامانه‌ی پلمب دفاتر آمده است.
خطاهای رایج
- درخواست پلمب به روزهای آخر سال یا پس از شروع سال بعد موکول می‌شود.
- شرکت تازه‌تأسیس دفاتر سال اول را پلمب نمی‌کند.
- دفاتر پلمب می‌شوند ولی تحریر نمی‌شوند یا یک‌جا در پایان سال پر می‌شوند.
- صاحب شغلی که به گروه مکلف رسیده، از تکلیف تازه‌اش خبر ندارد.
پلمب و تحریر دفاتر، کار خدمت پلمب و تحریر دفاتر قانونی ویراف است.
- ۱.قانون تجارت، متن تنقیح‌شده — معاونت تدوین، تنقیح و انتشار قوانین و مقررات ریاست جمهوری (qavanin.ir)، مواد ۶، ۱۱ و ۱۵تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۱۶
- ۲.آیین‌نامه‌ی اجرایی ماده‌ی ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم — وزیر امور اقتصادی و دارایی، ۱۳۹۴/۱۲/۰۴ (qavanin.ir)، بند «الف» ماده‌ی ۶ (اجزای ۲، ۹ و ۱۱) و جزء ۱ ماده‌ی ۱۶تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۱۶