دفاتر قانونی، دفتر روزنامه و دفتر کلی‌اند که پیش از نوشتن در آن‌ها به امضای نماینده‌ی اداره‌ی ثبت رسیده‌اند (پلمب) و معاملات به ترتیب تاریخ در آن‌ها ثبت می‌شود. ریشه‌ی آن‌ها قانون تجارت است: هر تاجر به جز کسبه‌ی جزء باید این دفاتر را داشته باشد، آن‌ها را هر سال پیش از نوشتن پلمب کند و تا ده سال پس از پایان هر سال نگه دارد (مواد ۶، ۱۱ و ۱۳ قانون تجارت). در مالیات، تکلیف نگهداری دفاتر یا اسناد در ماده‌ی ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم و آیین‌نامه‌ی آن آمده است: اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل گروه اول باید دفتر روزنامه و کل داشته باشند (بند «الف» ماده‌ی ۶ آیین‌نامه).
دفاتر قانونی و نرم‌افزار حسابداری
نرم‌افزار حسابداری ثبت روزانه را انجام می‌دهد و دفتر روزنامه و کل را می‌سازد. آیین‌نامه‌ی ماده‌ی ۹۵ نگهداری دفاتر را هم دستی و هم ماشینی پذیرفته است، به شرط آنکه نرم‌افزار ویژگی‌هایی را که سازمان امور مالیاتی اعلام کرده داشته باشد (جزء ۳ بند «الف» ماده‌ی ۶). مؤدیانی که دفاتر دستی دارند، برای هر سال فقط از دفاتری استفاده می‌کنند که در سال قبل ثبت شده‌اند (جزء ۲ همان بند). در هر دو حالت، هر اختلاف میان دفاتر، اسناد، صورت‌های مالی و اظهارنامه، اعتبار دفاتر را در رسیدگی زیر سؤال می‌برد.
پذیرش یا رد دفاتر؛ اثر بر مالیات
مثال فرضی: کسب‌وکاری فروش ۱۰٬۰۰۰ میلیون تومانی و هزینه‌ی واقعی و مستند ۷٬۰۰۰ میلیون تومانی دارد. اگر دفاترش پذیرفته شود، درآمد مشمول از همین ارقام، یعنی حدود ۳٬۰۰۰ میلیون تومان پیش از تعدیل‌های مالیاتی، شروع می‌شود. اگر دفاتر رد شوند، درآمد دیگر از روی این دفاتر تعیین نمی‌شود و نتیجه به مدارکی که کسب‌وکار ثبت کرده وابسته نیست. ارقام فرضی‌اند.
ماده‌ی ۱۶ آیین‌نامه‌ی ماده‌ی ۹۵ مواردی را که به رد دفاتر می‌انجامد فهرست کرده است؛ از جمله: دفاتری که نزد مراجع ذی‌ربط ثبت نشده یا برگی از آن کم است، ثبت نکردن فعالیتی که احراز شود، تأخیر تحریر دفتر روزنامه بیش از ۱۵ روز، نخواندن دفاتر با اطلاعات سیستم‌های مکانیزه، و تغییر نرم‌افزار حسابداری در طول سال بدون اطلاع قبلی به اداره‌ی امور مالیاتی. روش تعیین درآمد پس از رد دفاتر و مراحل اعتراض را قانون تعیین می‌کند؛ ماده‌ی ۹۵ و ماده‌ی ۹۷ را ببینید.
آنچه سلامت دفاتر را حفظ می‌کند
- دفاتر پیش از شروع سال مالی و در مهلت پلمب شوند؛ مراحل در پلمب دفاتر قانونی.
- ثبت‌ها به ترتیب تاریخ و در طول سال انجام شوند، نه یک‌جا در پایان سال.
- همه‌ی فروش‌ها و درآمدها ثبت شوند و با صورت‌حساب‌ها و گردش بانک بخوانند.
- هر سند مدرک پشتوانه داشته باشد و اسناد تا پایان دوره‌ی رسیدگی نگهداری شوند.
- پیش از تسلیم اظهارنامه، ارقام دفاتر، صورت‌های مالی و اظهارنامه با هم تطبیق داده شوند.
اینکه چه کسانی مکلف به نگهداری دفاتر قانونی‌اند، در دفاتر قانونی برای چه کسانی الزامی است آمده است. پلمب و تحریر دفاتر، کار خدمت پلمب و تحریر دفاتر قانونی ویراف است.
- ۱.قانون تجارت، متن تنقیح‌شده — معاونت تدوین، تنقیح و انتشار قوانین و مقررات ریاست جمهوری (qavanin.ir)، مواد ۶، ۱۱، ۱۳ و ۱۴تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۱۶
- ۲.آیین‌نامه‌ی اجرایی ماده‌ی ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم (نوع دفاتر، اسناد و مدارک و روش نگهداری آن‌ها) — وزیر امور اقتصادی و دارایی، ۱۳۹۴/۱۲/۰۴ (qavanin.ir)، ماده‌ی ۵، بند «الف» ماده‌ی ۶ و ماده‌ی ۱۶تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۱۶
- ۳.قانون مالیات‌های مستقیم، متن تنقیح‌شده — معاونت تدوین، تنقیح و انتشار قوانین و مقررات ریاست جمهوری (qavanin.ir)، ماده‌ی ۹۵تاریخ مراجعه: ۱۴۰۵/۰۷/۱۶